合思档案：开启电子档案建设新时代

在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理直接面对新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

同时，在纸电混合时代，企业不同层级人员也面临着各自的困扰。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员则被海量档案数据、繁琐的整理工作和枯燥的手动匹配核对所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也常常被繁琐的流程和漫长的时间所束缚。传统纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材和存储空间的高额费用，还存在高隐形成本，如手工装册归档的大量重复工作、查询调阅的不便以及数据无法有效利用等问题，更有高合规风险，如电子会计凭证文件管理不善、不可抗力导致纸质档案损坏等。

不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，明确了电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，而且电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业带来了卓越的解决方案。

合思档案方案：精准破局痛点

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。通过电轨运行，线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实和合规。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案功能：多元能力尽显

电子会计档案全生命周期管理涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。智能采集支持外部生态和内部多种方式，如规则引擎、业务映射、EAI插件、API接口等；预归档服务具备自动归档、业务检测等功能；基础管理包括档号管理、账套管理等；档案服务包含身份调查、全文检索等。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档通过规则引擎，自动组装会计档案关联规则，实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射，实现查阅便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

档案管理具备权限管理，精准管控。支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。

合思档案亮点：优势独树一帜

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率，释放档案数据价值。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，档案更“灵活”。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

合思档案价值：企业发展助力

合思档案为企业带来了显著的降本增效。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，保障了管理合规性，更有效地“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。

它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升。

合思档案场景：多角色适用

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。还能降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

在实物备查场景下，合思档案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆，根据实际档案管理场景搭配。集团共享，批量作业，支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度。极简管理，低碳环保，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

合思档案案例：成效有目共睹

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，实现统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。同时，成本效益对比明显，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善导致档案损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案定位：市场优势显著

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。

合思创立于2014年，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供全方位财务数字化服务。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思档案拥有多项认证和资质，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

合思档案未来：引领电子档案建设新征程

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的快速扩张和国家政策对电子会计档案管理的支持，电子档案建设已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续迭代升级，为企业提供更优质的服务和解决方案。

如果你也想提升企业财务档案管理效率，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多合思档案的信息。扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，添加合思小助手，获取最新产品动态和行业资讯。现在，你可以免费试用合思档案，开启电子档案建设的新时代！