自动发票归档助力企业财务数智化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必由之路。然而，这条转型之路并非一帆风顺，企业面临着重重痛点与挑战。

电子凭证类型繁多、格式杂乱，协同困难且容易丢失，这些问题如同一道道数字鸿沟，严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。许多企事业单位存在着将电子凭证打印成纸质文件入账、转换成图片文件入账、手工查验合法真实等逆数字化、伪数字化和非数字化的做法。这不仅会导致数据错误，还会留下安全漏洞和数据安全风险隐患。

调研显示，企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策认知不足，部分企业尚未意识到转型的紧迫性。对《中华人民共和国电子商务法》和《中华人民共和国电子签名法》等技术类政策的认知度相对较低，仍有不少受访者在使用不符合要求的JPG格式发票。

当前正处于纸质凭证向电子凭证转型的过渡时期，纸电凭证混合的情况较为普遍。企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，合规风险难以控制。大部分企业的报销流程和财务运作模式也滞后于国家电子凭证数字化转型政策的步伐。

面对这些挑战，北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报）应运而生，凭借其专业的财务数智化产品和服务，为企业提供了有效的解决方案。

合思：财务数智化领航者

合思创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。其使命是基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。其致力于让7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思的自动发票归档功能，更是为企业财务数字化管理增添了强大助力。

合思财务收支管理平台：功能模块大揭秘

• 差旅申请模块：便捷开启差旅之旅
  员工在线提交差旅申请，系统自动生成电子票据和报销单据，方便快捷。这一功能让差旅申请变得轻松简单，无需繁琐的纸质流程，大大提高了工作效率。自动发票归档功能在这个环节也能发挥作用，将差旅相关的发票自动归档，便于后续的财务管理。

• 商旅线上订购模块：轻松安排商务旅行
  支持机票、酒店等预订服务，为员工进行商务旅行安排提供便利。员工可以在平台上轻松完成预订，同时系统会自动记录相关信息，方便后续的费用报销和发票管理。自动发票归档功能能够及时将这些预订产生的发票进行归档，确保财务数据的完整性。

• 发票采集模块：精准录入发票信息
  自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误，提高工作效率。通过先进的技术，该模块能够快速准确地采集发票信息，并将其与相关业务进行关联。自动发票归档功能会将采集到的发票及时归档，避免发票丢失和数据错误。

• 审核对账模块：保障财务数据准确
  系统对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查，保障财务数据的准确性。在审核对账过程中，自动发票归档功能能够提供完整的发票数据，方便财务人员进行核对和管理。

合思产品：功能亮点与创新之光

• 数电票应用：开启数字化新篇章
  数电票首次将发票数据和版式文件区分开来，发票数据以XML数据呈现，不仅能够极大节约存储成本，而且有利于推动企业的数字化转型。合思财务收支管理平台统计数据显示，2021年至2023年期间，电子发票占比（电子发票/所有发票）从56.36%跃升到68.82%，其中数电票占比（数电票/电子发票）从0跃升到20%，发票电子化上涨趋势明显，数电票呈现快速上升趋势。自动发票归档功能在数电票管理方面具有独特优势，能够高效地对大量数电票进行自动归档，提高企业的财务管理效率。

• 无需报销分级标准：引领费控新时代
  “无需报销分级标准”由艾瑞咨询与合思于2022年联合提出，该标准从“报销自动化”程度出发，将企业费控能力分为L1 – L5五个阶段。随着数电票和智能化时代的到来，将有一部分企业率先迈进L5高级无需报销级别，实现申请、消费、报销、对账、记账、归档全链路无纸化，并实现全场景、全链路实现智能化无需报销。自动发票归档功能是实现这一全链路无纸化和智能化的重要环节，能够确保发票在各个环节的准确归档和管理。

• 开放生态与全场景覆盖：推动转型闭环
  合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现的“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，无论是线上交易还是线下消费均可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。自动发票归档功能能够适应这种全场景覆盖的模式，对不同场景下产生的发票进行统一归档和管理。

• AI辅助决策：数据驱动财务管理
  合思利用大数据分析和机器学习技术提供AI辅助决策功能，为企业管理者提供数据驱动的洞察和建议，帮助企业更好地进行财务管理和决策。自动发票归档功能所提供的完整发票数据，为AI辅助决策提供了重要的数据支持，使企业管理者能够做出更加科学合理的决策。

合思VS传统财务管理：优势尽显

• 效率提升：让财务工作更高效
  以某国民经典零食品牌为例，应用合思解决方案后，财务入账效率提升60%；某企业与合思合作后，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%。合思的自动发票归档功能能够快速准确地将发票进行归档，减少了财务人员的手工操作，大大提高了财务工作效率。

• 成本降低：节约企业运营成本
  某世界500强旗下教育服务品牌通过合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，大幅节约了物理存储空间和维护成本；某大型移动通信集团在会计资料无纸化方面大力拓展，实现全集团记账凭证、会计账簿无纸化，消除纸张消耗和耗材成本，年节约成本4000万元。自动发票归档功能减少了纸质发票的存储和管理成本，为企业节约了大量的运营成本。

• 数据安全：保障财务数据万无一失
  合思采用先进的加密技术和访问控制机制来保护敏感信息和数据安全，确保企业财务数据的保密性和完整性。同时，电子凭证会计数据标准的应用，能够确保财务数据真实、准确、完整，从根本上杜绝凭证造假和重复报销问题。自动发票归档功能在数据安全方面也起到了重要作用，它对归档的发票进行加密存储，确保发票数据不被泄露和篡改。

• 灵活性与定制化：满足企业个性化需求
  合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案，还具有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。自动发票归档功能可以根据企业的不同需求进行定制化设置，满足企业多样化的发票管理需求。

合思目标用户与应用场景：广泛适用

合思的目标用户主要为中小企业，是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，旨在简化报销流程，提高财务管理效率。自动发票归档功能对于中小企业来说尤为重要，能够帮助他们更好地管理发票，提高财务工作的准确性和效率。

• 零售行业：提升财务管理效率
  某国民经典零食品牌，覆盖全国的销售版图、供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，繁杂且低效。合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，实现了便捷申请、同屏比价、多源采集等功能，帮助企业降低差旅费用，提高财务入账效率。自动发票归档功能能够将零售业务中产生的大量发票进行有序管理，为企业的财务管理提供有力支持。

• 制造业：实现降本增效
  某企业主营业务建设覆盖面极广，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，日均处理大量订单均由财务手工录入、审批和记账，效率低下。合思打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，提高了业财协同效率，实现企业降本增效。自动发票归档功能能够快速处理制造业企业大量的发票，提高业财协同效率，降低企业成本。

• 数字阅读行业：助力数字化转型
  某知名头部数字阅读品牌数据分散内部多系统，业务流程断裂，费用管控无法有效落地，每月处理大量单据需全量打印粘贴，造成纸张浪费。合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，实现增效、降本、合规和先进的数字化成效。自动发票归档功能能够对数字阅读行业的发票进行自动化管理，推动企业的数字化转型。

成功案例：见证合思实力

• 某国民经典零食品牌：实现业财有机连接
  应用合思解决方案后，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理；打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链；实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本；实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。自动发票归档功能在其中发挥了重要作用，确保了发票的准确归档和管理，为企业的财务管理提供了有力支持。

• 某企业：提高业财协同效率
  与合思合作后，“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗；凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。自动发票归档功能使得发票管理更加便捷高效，为企业的业财协同提供了有力保障。

• 某知名头部数字阅读品牌：实现全面数字化转型
  引入合思产品后，增效方面，实时掌握付款进度，提升档案整理效率，形成财务数字档案室，提升借阅效率和实物档案查找效率；降本方面，减少差旅超标情况，降低人力成本、纸张成本和空间成本；合规方面，发票OCR识别验真，保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储，规避档案管理风险，高度贴合最新档案法和财务档案管理办法要求；先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。自动发票归档功能在各个方面都发挥了重要作用，为企业的全面数字化转型提供了坚实的基础。

• 某世界500强旗下教育服务品牌：提升管理效能
  通过合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。自动发票归档功能是实现会计档案电子化管理的关键环节，为企业提升管理效能提供了重要支持。

合思凭借其全面的财务数智化服务、创新的功能亮点、显著的应用效果等优势，能够有效帮助企业应对电子凭证数字化转型过程中的各种挑战，实现降本增效、合规经营和低碳运营。其自动发票归档功能更是为企业的财务管理提供了极大的便利和支持。

合思提供免费试用服务，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，还提供灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，包括全天候的客户服务热线、丰富的培训资源等，让企业在使用过程中没有后顾之忧。众多成功案例和良好的市场反响证明了合思的实力和价值，企业选择合思，将能够加速财务数字化转型进程，在数字化时代赢得竞争优势。现在就来免费试用合思的自动发票归档功能，开启企业财务数智化转型之旅！