发票电子化案例：合思档案助力企业财务档案管理变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战，信息化建设成为了亟待“恶补”的重要课题。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着不同程度的档案管理难题。企业高管们为纸质档案管理成本的巨大开支和储存占地问题而忧心忡忡，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用；财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的问题，数据存储也依赖线下载体。

面对这些痛点，合思档案提供了一套全面而有效的解决方案。接下来，让我们深入了解合思档案在发票电子化案例中的具体表现。

合思档案：多元方案解难题

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

单套制解决方案更是独具优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，既有实物流转，也有电子轨道运行，线上仅需一套电子数据进行管理，就能保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件可以混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案无需打印，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案：强大功能显实力

合思档案拥有一系列强大的产品功能，涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷的手动数据补录方式。

智能制档通过规则引擎，实现会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，它还提供字段映射功能，查阅便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

档案管理具备权限管理功能，能够精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

档案应用实现了多维检索，能够满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。同时，它提供一站式预览和穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

合思档案：核心亮点展优势

合思档案具有多个核心亮点，其中大数据解决方案尤为突出。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。它支撑各类归档格式转化，能够秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等功能，实现元数据级检索、海量数据秒级查询。同时，它还拥有海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

在合规性方面，合思档案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开“四性检测+业务检测”的双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

此外，合思档案拥有国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等，具备计算机软件著作权，在合规性方面有强大的保障。它还通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案：产品价值惠各方

合思档案为不同角色带来了显著的好处。对于CEO/高管来说，它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，它能够提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务而言，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计来说，合思档案可以实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

总的来说，合思档案能够显著降本增效，更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案无需打印。它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。它还实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

合思档案：典型场景显成效

不同类型的企业在财务档案管理方面面临着不同的痛点，合思档案都能提供针对性的解决方案。

年单据量2.6亿的企业面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，确保业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构呈现；实现档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

集团型企业面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难的问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，采用混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。

多系统数据互联的企业面临低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，确保应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，节省成本。

中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案：成功案例铸口碑

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。海亮教育此前老板要求财务办公室真正实现无纸化。在使用合思档案完成所有作业、数字化拼图之后，海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记公司多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

合思档案：市场定位展特色

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务。

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，符合我国电子文件管理模式调整的目标和方向。它拥有强大的技术实力，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；具备多种认证和荣誉，如通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证等，保障产品的安全性和可靠性。

合思档案的服务网络广泛，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的服务。

合思档案帮助企业解决了内外交困的档案管理问题，实现了70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升、100%管理合规性，为企业降本增效、合规经营和低碳运营提供了有力支持。在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续创新和优化，为企业提供更优质的服务，助力企业实现全面数字化转型。众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等客户的选择，证明了合思档案的可靠性和价值。

如果您想了解更多关于合思档案的信息，欢迎拨打400 – 105 – 6505联系我们，访问www.hosecloud.com，扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码获取最新动态。现在，您可以免费试用合思档案，开启高效、合规的财务档案管理之旅。