在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度向前推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；仅仅一个月后，12 月 1 日民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些举措犹如强劲的东风，标志着我国电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。为了更好地展示电子会计档案解决方案在实际应用中的成效，合思基于在行业内的深度应用与丰富案例经验，精心挑选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，编撰并发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。今天，我们就来深入了解其中一个典型案例——金牌橱柜家居科技股份有限公司，看看合思档案是如何为其提供企业合规解决方案的。
金牌橱柜：家居行业的璀璨明珠
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于 1999 年，在国内高端整体厨柜及定制家居领域占据着举足轻重的地位。它就像一颗璀璨的明珠，散发着耀眼的光芒。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，这一殊荣彰显了其在厨房设计领域的卓越实力和创新能力；同时，它还是国家认定“智能制造示范企业”，代表着在智能制造方面达到了行业领先水平。
在全球范围内，金牌橱柜拥有超 4000 家高端品牌专卖店，其销售网络遍布各地，为广大消费者提供优质的产品和服务。海内外还建有 5 大专业生产基地，强大的生产能力确保了产品的高效供应。公司规模庞大，拥有 92 家归档主体，企业人数超过 6000 人。如此大规模的企业，每年产生的各类档案数量惊人，年记账凭证量高达 2198061 张，年业务单据量为 494949 张，年银行回单量达到 177744 张，年发票量也有 123247 张。面对如此海量的档案数据，传统的档案管理方式逐渐暴露出诸多问题。
传统档案管理：金牌橱柜的痛点难题
在传统的档案管理模式下，金牌橱柜面临着一系列棘手的问题。在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中，难以形成一个有机的整体。档案数据的利用变得异常困难，工作人员需要逐一打印各类凭证、单据，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架保存。这一系列繁琐的操作不仅耗费大量的时间和人力，还容易出现错误。
保管环节也存在诸多不便。财务部门需要临时保管档案 1 年，1 年后再移交至综合档案管理部门。这期间涉及到档案的多次搬运和交接，增加了档案丢失或损坏的风险。
在存储方面，公司设立了独立的档案室来存放纸质档案。随着业务的不断发展，档案数量急剧增加，档案室的空间变得越来越紧张，存储成本也日益提高。
在管理利用环节，以纸质档案管理为主的方式严重制约了工作效率。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，这不仅耗时费力，而且难以快速准确地找到所需信息。传统的档案管理方式已经无法满足金牌橱柜日益增长的业务需求，企业急需一套科学、高效的企业合规解决方案。
合思档案：量身定制的创新方案
面对金牌橱柜在档案管理方面的痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的电子会计档案解决方案。
– 统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了数据之间的壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。就像将分散的珍珠串成一条美丽的项链，让档案数据形成一个有机的整体。这样一来，企业可以更加高效地管理和利用档案数据，避免了数据的重复存储和浪费。
– 业务证据链完整：实现业财一体
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务层面深入了解财务数据，也可以从财务数据追溯到具体的业务场景。通过这种方式，企业能够更好地掌握业务动态，做出更加科学的决策。
– 数据共享：一站式便捷查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，为用户提供了一站式的查阅服务。用户只需通过简单的操作，就可以快速准确地找到所需的档案信息，查阅过程便捷高效。这大大提高了工作效率，节省了宝贵的时间。
– 银行回单无纸化：降本增效新突破
针对金牌橱柜海量的银行回单管理难题，合思档案实现了银行回单的全面无纸化管理。系统可以自动采集、切割、组装银行回单，减少了人工操作的工作量，降低了出错率。同时，无纸化管理还节省了大量的纸张和存储空间，助力企业实现降本增效。
显著成效：合思方案带来的变革
合思档案的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果。在档案匹配方面，耗时减少了 84%，工作人员再也不用花费大量的时间进行手工匹配，工作效率得到了极大的提升。在档案查询方面，耗时减少了 80%，员工可以快速获取所需的档案信息，为业务决策提供了有力的支持。
从成本角度来看，预估每年节省总体成本 30 万以上。这不仅体现在纸张、存储等直接成本的降低，还包括人工成本的减少。更重要的是，合思档案确保了档案的合规性达到 100%，为企业的稳健发展提供了坚实的保障。
合思档案：企业发展的有力支撑
合思档案对于企业的重要意义不言而喻。它实现了自动化归档，让员工告别了繁琐的重复性工作，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案利用变得便捷高效，企业可以快速获取所需信息，为决策提供有力支持。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，及时发现问题并采取相应的措施。
合思通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业深入挖掘更多的净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。截至目前，已经有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
在电子会计档案发展的前景一片光明的今天，越来越多的企业意识到数字化档案管理的重要性。合思作为行业的领军者，凭借其先进的技术和优质的服务，为企业提供了可靠的企业合规解决方案。如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨选择合思档案。现在，您可以拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，还能免费试用我们的产品，开启企业档案管理的数字化新时代。
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