在当今数字化浪潮风起云涌的时代，数电票的全面推行正以不可阻挡之势重塑着企业的财务档案管理格局。国家明确规划，到2025年要实现数电票的全覆盖，这无疑给企业的财务档案管理带来了全新的挑战。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合的当下，企业在档案管理方面可谓是痛点重重。企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下、占地空间大，且档案数据难以进行有效分析利用的困境。财务人员每日要处理海量的档案数据，整理工作不仅耗时漫长，还需要手动进行匹配核对，工作内容枯燥乏味。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐复杂，让人苦不堪言。
与此同时，企业还承受着高昂的成本压力。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室和档案柜对存储空间的需求巨大；隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅数据的利用效率低下。更令人担忧的是，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件管理手段匮乏，纸质档案可能因不可抗力因素而损坏。尽管国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，严重影响了财务档案管理的合规性和企业的全面数字化进程。
面对这些难题，合思智能档案管理系统应运而生，为企业提供了一套行之有效的解决方案。
多元方案满足多样需求
合思智能档案管理系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。该系统广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，全方位满足企业在不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案带来了前所未有的便捷体验。它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，线上仅需一套电子数据进行管理，财务档案的证据链完整无缺。纸质原文件可以混序归档，大大提高了工作效率，真正做到了会计档案不打印、应收尽收，确保数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性。它可以自定义档案类型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，还能对财务档案进行全生命周期管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，并提供财务视角下的完整性检测方案，有力保障了财务合规。
核心功能铸就卓越优势
合思智能档案管理系统的智能采集功能强大而高效。它拥有外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等，支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。可以通过自动生成式Open API实现快速集成，利用预制系统连接器获取业财系统数据，同时也支持手动采集和补录，充分满足企业多样化的采集需求。
智能制档功能更是极大地减轻了财务人员的工作负担。通过规则引擎，它能够实现电子凭证数据的自动匹配组装，减少了90%的人工匹配工作量。还可以通过字段映射让查询更加便捷，同时采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
在档案管理方面，该系统具备完善的权限管理功能。它支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套的数据权限。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护。系统规范预置档号，既满足国标档号规则格式，又具有可扩展性。
档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索功能可以满足多场景的查询需求，一站式预览能够穿透联查多种类型的凭证票据。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等全流程的线上化管控。
应用案例彰显实际成效
合思智能档案管理系统在众多企业中得到了广泛应用，并取得了显著的成效。
对于年单据量高达2.6亿的企业来说，该系统解决了会计档案纸电混合难管理和手工作业低效费力的问题。它实现了多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化和借阅管理信息化，有效降低了企业成本，提高了管理效率，业务和财务数据还可以穿透联查。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，通过合思智能档案管理系统的单套制管理方案，解决了档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一、回单整理费时费力以及实物档案异地管理难等问题，实现了标准化落地，提升了整理匹配效率，减少了存储空间和纸张打印成本。
多系统数据互联的企业，借助合思智能档案管理系统解决了低效的档案管理现状和档案管理痛点。通过数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，大幅节省了成本。
中国最大的K12民办教育集团之一，利用合思智能档案管理系统解决了采集、存储、整理和利用环节的低效问题。通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
合思智能档案管理系统已经帮助众多企业解决了档案管理痛点，实现了财务无纸化、低碳发展和数字化转型。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都纷纷选择了合思智能档案管理系统。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有能力为企业提供优质的服务。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思智能档案管理系统无疑是企业的可靠伙伴。如果您的企业也想实现财务档案管理的数字化转型和降本增效，不妨点击免费试用合思智能档案管理系统，开启高效的财务档案管理之旅。
