纸质文件数字化：合思档案引领企业财务数智化转型

在数字化浪潮席卷而来的时代，电子凭证的变革正以前所未有的速度重塑着企业的财务格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；12月1日，民航旅客运输服务领域的航空运输电子客票行程单也步入全面数字化时代。这一系列举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入快车道，宣告着电子凭证全流程无纸化时代的到来。

电子凭证全流程无纸化，已然成为财务数智化的必由之路。它不仅能优化企业管理流程，冲破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境，更能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到时代的脉搏，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业中的深度应用和丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》，具有极高的参考价值和借鉴意义。

市场风云：纸质文件数字化转型迫在眉睫

我国电子凭证改革的飞速推进，让电子凭证开具端基本实现了数字化适配。然而，电子凭证接收、报销、入账、归档的最后一公里问题亟待解决。只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，才能真正实现数字化。

传统纸质档案管理在新时代显得格格不入，成本高、效率低、合规难等弊端逐渐凸显，根本无法满足企业数字化发展的需求。而电子凭证全流程无纸化，就像一把钥匙，能够开启优化管理流程的大门，突破传统报销模式的困境，同时有效降低成本和资源消耗，实现企业的数字化和绿色化协同转型。纸质文件数字化转型已经成为企业在市场竞争中生存和发展的必然选择。

痛点剖析：纸质档案管理的重重困境

在企业财务档案管理的实际操作中，传统纸质档案管理的痛点如同乌云般笼罩着企业。

好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，常常需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足管理要求。

COMMUNE幻师面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。

云南菜品牌连锁经营多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高，档案存储耗费大量档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。此外，纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。

金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室存放纸质档案，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下。这些企业的困境，充分体现了纸质文件数字化转型的紧迫性。

策略突围：合思档案的整体解决方案

面对企业在财务档案管理中遇到的诸多痛点，合思档案提出了一套全面的解决方案，助力企业实现纸质文件数字化转型。

合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，依托广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。

合思档案实现了数据同源，为财务人员提供了便捷的利用方式，一键联查功能大大提升了工作效率。自动组装功能让内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，有效提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，电子与实物能够实现精准匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。

合思档案支持对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，能够连接NCC、U9、OA、CBS等系统。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整。档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。

此外，合思档案还提供电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等功能。支持文件传输、邮件短信、系统直联等多种方式，同步原始凭证信息至档案服务，为企业实现纸质文件数字化转型提供了有力支持。

核心揭秘：合思档案的强大模块

合思档案拥有丰富而强大的核心模块，为企业的财务档案管理提供了全方位的支持。

其功能蓝图涵盖便捷调阅不打印，混序归集免组装等特点。电子会计档案全生命周期管理包括采集、制、管、用四个环节。智能采集涵盖外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等），预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等，档案服务包含辅助审计、项目管理、统计分析等。

业务层包括内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等。核算系统涵盖财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。

在档案采集方面，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析；档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件；档案管理具备精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求；档案利用提供多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。

合思档案的成长历程也十分丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2021年以政策为导向，聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断推动纸质文件数字化进程。

优势突显：合思档案的竞争利器

与其他解决方案相比，合思档案具有显著的竞争优势。

自动化归档让企业告别重复性工作，档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。

合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规；满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。

此外，合思档案支持多维检索条件，能够快速定位所需档案；通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等实现组合式穿透预览；通过电子凭证数字化标准落地，实现企业全面财务档案数字化，支撑便捷、高效的内外部审计需求，进一步推动了纸质文件数字化的优势。

案例见证：合思档案的实际价值

众多不同行业的成功案例，充分展示了合思档案在实际应用中的显著效果和价值。

好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。

云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%，节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，成功落地了精细化运营的财务中台，业财融合达成80%，实现了100%的合规降本。

金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。这些案例充分证明了合思档案在推动企业纸质文件数字化转型中的重要作用。

服务护航：合思的全方位保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全方位的服务保障。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断投入研发力量，提升产品的性能和功能。在全国22个城市设有直营服务网络，能够为客户提供及时、高效的本地化服务。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大了服务范围，为更多企业提供优质的财务数智化服务。

合思拥有专业的服务团队，能够为客户提供从方案设计、系统实施到后续维护的一站式服务，确保客户能够顺利使用合思档案系统，为企业的纸质文件数字化转型保驾护航。

展望未来：合思档案引领新征程

合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供了高效、合规、便捷的电子会计档案管理解决方案，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，充分证明了合思档案的可靠性和实用性。

随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思将继续发挥技术优势，不断优化产品和服务，为更多企业提供更加优质的财务数智化解决方案，助力企业实现可持续发展。《电子会计档案实践案例集》也将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

如果您也想体验合思档案带来的纸质文件数字化转型的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化的新征程。