在当今数字化浪潮中，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。而北京动力源科技股份有限公司，自1995年成立以来，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。2021年，动力源与合思展开财务数字化合作，共同开启了一段提升报销审批效率的精彩之旅。
动力源：业务背景下的报销审批效率困境
动力源拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国拥有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，实际情况却不尽如人意。整体流程依然复杂，系统之间存在较高的壁垒，与预期的数字化效果差距较大。
多系统操作给员工和财务人员带来了极差的体验。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，不仅浪费时间，还容易出错。报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工操作，这使得假票、错票、重票的情况难以避免，严重影响了报销审批效率。
系统的割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，财务制度难以有效落地。这使得报销审批流程变得繁琐且低效，动力源急需一套有效的解决方案来提升报销审批效率。
合思方案：全方位提升报销审批效率
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系统集成：数据同步搭建高效桥梁
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，确保员工信息的准确和及时更新。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了系统之间的数据壁垒，为提升报销审批效率奠定了坚实的基础。 -
产品应用：无需报销重塑报销流程
合思的无需报销模式对动力源的商旅出行流程进行了颠覆性重塑。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保每一笔消费都符合规定，实现了消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作，大大缩短了报销审批流程，显著提升了报销审批效率。 -
系统连接：打破壁垒加速业务流转
合思费控系统具有强大的连接能力。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人手中，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，进一步提升了报销审批效率。
实施步骤：精心部署提升报销审批效率
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数据对接：确保基础数据准确呈现
在解决方案的实施过程中，第一步是将动力源现有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步对接。这一过程需要严谨细致，确保基础数据和业务数据能够在合思费控平台上准确呈现。只有数据准确，后续的流程才能顺利进行，为提升报销审批效率提供保障。 -
功能配置：贴合业务需求优化系统
针对动力源的业务特点和需求，合思对费控系统的功能进行了精心配置和优化。设置了差标管控规则、审批流程等，使得系统更加贴合动力源的实际业务情况。这样的个性化配置能够更好地满足企业的需求，进一步提升报销审批效率。 -
员工培训：熟悉系统操作提升效率
为了让动力源的员工和财务人员能够熟练使用合思费控系统，合思对他们进行了专业的培训。通过培训，员工和财务人员熟悉了系统的操作和使用方法，能够更加高效地完成报销申请和审批工作，从而提升了整体的报销审批效率。
成果效益：显著提升报销审批效率
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操作体验革新：报销周期大幅缩短
通过多系统集成和数据互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工的报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这使得员工能够更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度，同时也提升了报销审批效率。 -
会计工作量缩减：人员成本有效节约
合思的解决方案使得会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再花费大量时间在发票校验真伪、认证、审计等流程上，从手动制作单据转变为智能制单，节省了更多的精力去做更有价值的工作，进一步提升了报销审批效率。 -
员工体验提升：填报时间极大缩短
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工的填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工的使用体验，也在一定程度上提升了报销审批效率。 -
财务管控加强：费控合规结算统一
财务审批有了更明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员能够更加高效地进行审批工作，降低了基础工作压力，从整体上提升了报销审批效率。
动力源评价：认可合思提升报销审批效率能力
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”动力源对合思的解决方案给予了高度认可，充分肯定了合思在提升报销审批效率方面的能力。
合思凭借其先进的技术和丰富的行业经验，已经帮助众多像动力源这样的企业实现了财务数字化转型，显著提升了企业的报销审批效率和运营竞争力。如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，现在可以免费试用合思的财务数字化解决方案，让我们携手共创美好未来。
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