在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业面临着日益复杂的财务管理挑战，其中财务档案管理难题尤为突出。以高新兴科技集团为例，这家上市公司作为智慧城市物联网产品与服务提供商，一直聚焦技术创新应用，每年研发投入占营业收入的10%以上，拥有核心知识产权超过2000项。然而，即便如此优秀的企业，也在财务档案管理方面遭遇了瓶颈。而合思的出现，为其带来了全新的解决方案，成为发票管理最佳实践的典范。
高新兴：业务繁茂下的档案管理困境
高新兴科技集团规模庞大，员工数量达3000 + 人，国内服务网点有170多个。公司拥有5个信息化系统，年银行回单数10万 +，发票数15万 +，电子凭证量30万 +。如此繁多的业务数据，让档案管理工作变得异常艰难。
档案管理成本居高不下是高新兴面临的首要问题。在报销、采购付款等业务流程中，需要进行大量的打印、整理、装订及归档工作，这不仅占用了库房空间，还耗费了大量的人员管理成本。而且，借阅流程及实物借出十分繁琐，严重影响了工作效率。
档案管理还存在着诸多隐患。电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范依靠人工控制，缺乏系统化的管理，存在合规性风险。
档案利用效率低下也是一大痛点。目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，需要耗费大量人力，并且不能实现跨系统调阅，极大地限制了企业的运营效率。这一系列问题让高新兴在财务档案管理方面急需一个有效的解决方案，而发票管理最佳实践的探索也迫在眉睫。
合思方案：精准破局档案管理难题
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低开发成本 联通异构系统
合思为高新兴提供的解决方案首先体现在低开发成本上。它能够对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，成功连接NCC、U9、OA、CBS等系统。这就如同为企业搭建了一座数据互通的桥梁，让不同系统之间的数据能够自由流动，为发票管理最佳实践奠定了坚实的基础。这种方式避免了高成本的系统开发，能够快速实现档案数据的集中采集和管理，大大提高了工作效率。 -
自动制档 释放财务精力
合思的自动制档功能是一大亮点。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障证据链完整。通过档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这就像是一个智能的档案整理师，能够自动将杂乱无章的财务数据整理得井井有条。财务人员无需再花费大量时间进行繁琐的手工操作，精力得到了极大的释放，能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，进一步推动了发票管理最佳实践的实施。 -
全场景数字化利用 打破查询壁垒
合思实现了档案全场景数字化利用，打破了以往需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的壁垒。用户只需一键操作，就能查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这使得档案查询变得更加便捷高效，大大提高了档案的利用效率。无论是在日常工作中查找发票，还是在进行内部审计时调阅相关凭证，都能够快速准确地获取所需信息，真正实现了发票管理最佳实践的高效性。
方案实施：智能互联开启管理新篇
合思通过开放接口互联，利用生成式接口自动采集高新兴各系统的档案数据。然后按照预设规则进行智能关联和自动组装，实现了档案全流程的合规化、自动化和数字化管理。在这个过程中，每一个环节都紧密相连，环环相扣。从数据采集到关联匹配，再到最终的归档存储，都实现了智能化操作。就像一个精密的机器，各个部件协同工作，确保了档案管理工作的高效有序进行，为发票管理最佳实践提供了有力的实施保障。
显著成效：降本增效提升运营质效
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归档效率大幅提升
合思的解决方案让高新兴的归档效率提升了90%。原本繁琐的档案处理工作变得快速而准确，大量的档案数据能够在短时间内完成归档。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生，保证了档案数据的准确性和完整性。这种高效的归档方式成为发票管理最佳实践的显著成果之一。 -
节约成本成效显著
合思的方案为高新兴年节约成本30万 +。通过减少打印、整理、装订等环节的成本，以及降低人员管理成本，企业的运营成本得到了有效控制。在当前经济环境下，这对于企业来说无疑是一笔可观的节省，让企业能够将更多的资金投入到核心业务的发展中，进一步体现了发票管理最佳实践的价值。 -
档案利用便捷高效
现在，高新兴的档案利用变得更加便捷。支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审。无论是财务人员在日常工作中查找相关凭证，还是审计人员进行内部审计，都能够快速获取所需信息。这种便捷的档案利用方式提高了企业的决策效率，为企业的发展提供了有力的支持，也是发票管理最佳实践的重要体现。 -
无纸化简化业财流程
合思的方案实现了无纸化办公，简化了业财流程。将业务时间归还业务，让员工能够更加专注于核心业务的开展。这种高效的运营模式提升了企业整体运营效率，使企业在市场竞争中更具优势。无纸化办公不仅符合环保理念，还为企业的可持续发展奠定了基础，成为发票管理最佳实践的又一亮点。
客户认可：转型成功高度赞扬合思
高新兴通过与合思合作，成功解决了档案管理成本高、存在隐患和利用效率低等问题，实现了档案管理的数字化转型。在这个过程中，高新兴深刻体会到了合思解决方案的优势。合思的专业团队不仅提供了高效的技术支持，还根据高新兴的实际需求进行了个性化的定制服务。高新兴对合思的解决方案表示高度认可，认为合思是他们在财务档案管理领域的得力合作伙伴，为企业的发展提供了有力的保障，同时也为发票管理最佳实践树立了良好的榜样。
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