合思档案：数电票时代企业会计档案管理的破局之钥

在数字化浪潮风起云涌的当下，数电票正以前所未有的态势席卷企业财务领域。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正直面全新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的会计档案合规性要求。

然而，在纸电混合时代，企业传统档案管理的痛点如影随形。企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下的难题，不仅花费巨大，而且储存占地空间大。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则深陷档案数据的汪洋大海，整理工作耗时费力，需手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的操作让他们疲惫不堪。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费大量时间和精力。

传统档案管理还存在着诸多成本和风险问题。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这些都严重影响了企业会计档案的合规性要求。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题，数据存储线下载体的存在也给档案管理带来了不便。

一站式解决方案满足多元需求

合思档案敏锐洞察企业在数电票时代的档案管理困境，推出了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，宛如一把万能钥匙，能够满足企业不同场景下的会计档案合规性要求。该方案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业档案管理从此告别混乱与繁琐。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位睿智的财务参谋。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在这个过程中，企业可以借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型的决胜之战。

对于归档员/财务来说，合思档案是他们的得力助手。它能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，更好地满足会计档案合规性要求。

对于外部审计，合思档案更是提供了极大的便利。它实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。

核心功能优势铸就高效合规管理

智能采集：数据汇聚的智慧引擎

在智能采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器就像一群勤劳的小蜜蜂，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求，充分考虑了企业会计档案合规性要求的多样性。对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的完整性。

智能制档：档案整合的魔法工匠

智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一过程就像一场精彩的拼图游戏，可减少90%人工匹配工作量，大大提高了制档效率。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，合思档案提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案，就像一位严格的质检师，保障归档数据真实、完整、安全、可用，满足会计档案合规性要求。

档案管理：精细管控的智慧管家

档案管理方面，合思档案展现出了强大的灵活性和安全性。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为企业提供了精细化的档案管理方案，确保会计档案的合规性。

档案应用：数据价值的挖掘利器

档案应用环节，合思档案为企业提供了丰富的查询和应用功能。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，档案借阅服务借阅人可在线查看、支持下载，管理员可对借阅过程透明化管理，一键到期催还，充分挖掘了档案数据的价值，满足企业对会计档案合规性要求的同时，提升了档案的利用效率。

实际应用案例见证卓越成效

海量单据企业：业财一体的成功典范

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，使企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，有效满足了会计档案合规性要求。

集团型企业：标准化合规的引领者

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，使企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，符合会计档案合规性要求。

痛点企业：全生命周期管理的践行者

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案提供数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，使企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，满足了企业对会计档案合规性要求。

教育集团：高效管理的新标杆

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间、易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、档案借还状态更新不及时等问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了会计档案的合规性。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其领先的技术、丰富的功能和成功的应用案例，能为企业提供专业、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，满足企业对会计档案合规性要求。

合思档案服务众多企业客户，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，获得了客户的高度认可和好评。例如，“海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%”“徐福记合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升”。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。如果您的企业也想抓住数电票时代机遇，实现档案管理的数字化转型和降本增效，不妨立即联系合思，开启免费试用，让合思档案为您的企业档案管理保驾护航。