合思档案：引领企业无纸化档案管理新潮流

在当今数字化飞速发展的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的变革。国家明确提出2025年要完成数电票全覆盖，这一政策的推进犹如一阵劲风，让企业财务档案管理的信息化建设变得刻不容缓。在收票环节，一系列政策肯定了电子发票接收的合法合规性；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

然而，在纸电混合的时代，企业各层级人员在纸质档案管理方面都遭遇了诸多难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用的困境；财务人员每日要处理海量的档案数据，整理工作繁琐至极；业务人员则被报销纸质票据的繁琐流程所束缚。纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室和档案柜来存放；还存在高隐形成本，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用；更有高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素遭到损坏。

值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业无纸化档案管理的全面无纸化时代已然来临。同时，国家也强调要关注档案全生命周期管理闭环。

合思档案：多角色需求的贴心解决方案

合思档案的出现，如同一束光照进了企业档案管理的黑暗角落，为不同角色提供了针对性的解决方案。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据价值，助力企业决策实现数智化，进而实现降本增效和绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案，能极大地提高工作效率，告别重复低价值的工作。它实现了档案数据同源、全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理工作轻松完成，同时提高档案利用效率。

在面对外部审计时，合思档案支持审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。它具备一键查询借阅和权限一键下放/回收功能，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的无纸化档案管理提供了强大的支持。

功能概览：全方位的档案管理利器

合思档案拥有丰富多样的功能，涵盖了不同层面和全生命周期管理的各个环节。

在内部产生的功能方面，包括记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表、销售订单等。外部系统方面，涉及核算系统（费控系统有OCR识别、RPA技术、银行直联、影像设备等；资金系统关联OA系统、CRM、SRM等）；业务层包含银行回单、银行流水、进项发票、销项发票、财政票据、完税证明等。

电子会计档案全生命周期管理更是合思档案的一大亮点。智能采集环节，有外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务包括身份调查、全文检索等；还有统计分析和应用层的辅助审计、证据方案库等功能。

多源采集方面，合思档案支持接口互联，通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于零散会计资料，它也提供了便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能，为企业的无纸化档案管理提供了高效的手段。

核心亮点：特色方案与先进技术的融合

合思档案的核心亮点在于其多种特色解决方案和先进的技术能力。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询，深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，还能进行财务档案全生命周期管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，为企业的无纸化档案管理提供了便利。

产品价值：为企业带来多重好处

合思档案为企业带来了显著的价值体现。

首先是显著的降本增效。它能更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，为企业的无纸化档案管理节省了大量的成本。

其次，电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让企业的财务流程更加顺畅。

再者，让数据“活起来”。从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为企业的发展提供了有力的数据支持。

企业需要的电子档案管理系统具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据；可实现100%自动归档，减少人工介入；符合国家政策要求，进行电子会计档案合规性管理；有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的需求，而合思档案正是这样一款满足企业需求的系统。

典型使用场景：贯穿业务流程

合思档案在不同的业务流程中都有广泛的应用。

在业务流转环节，可上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料（内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件），根据情况打印少量纸质会计资料（如年报及其他永久保存价值会计资料）。

档案采集时，有到单确认、扫码装盒、移动上架、归档时段等操作，确保档案采集的准确性和高效性。

档案制档过程中，系统会进行整理、匹配、组件，完成档案制档，为企业的无纸化档案管理提供了规范的流程。

档案管理包括全量电子会计档案（电子会计凭证原件、纸质会计凭证影像等）和必要且少量的纸质档案管理，以主动利用电档为主，有智能检索、辅助审计等功能，同时辅助备查纸质原件，实现档案的完整利用。

成功案例：见证实际效果

众多企业的成功案例见证了合思档案的实际效果。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某集团型企业档案管理流程复杂，存在凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，存在会计档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案带来了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某民办教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位与差异化优势：行业独特地位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

与传统档案管理方式相比，合思档案具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的优势，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，还融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案。

合思自主研发工具包，具有强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案拥有多项计算机软件著作权、国家发明专利证书，通过ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，在技术和合规性方面具有明显优势。

总结与展望

合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。它能让企业降本增效，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性；还能拉通业财税档全链路，让数据发挥更大价值，提升企业管理能效。

随着国家政策对电子会计档案管理的支持力度不断加大，数电票的全面覆盖，合思档案将持续迭代升级，更好地满足企业在数字化转型过程中的无纸化档案管理需求。它有望在更多行业和企业中推广应用，帮助更多企业实现财务档案管理的合规化、自动化和数字化，为企业的可持续发展提供有力支持。

如果您的企业也面临档案管理难题，不妨尝试使用合思档案，开启免费试用，让您的档案管理工作变得更加轻松高效。您可以通过以下方式联系我们：地点涵盖北京、上海、杭州等多个城市；电话是400 – 105 – 6505；网站是www.hosecloud.com；还可以通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。