在数字化浪潮汹涌的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它有利于优化管理流程，降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在这一背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的发票管理提供了最佳实践。
传统财务档案管理困局待解
传统财务档案管理如同陷入泥沼，面临着诸多难题，凸显出数字化转型的紧迫性。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。而且，档案遗失情况难以避免。纸质档案受时间和空间限制，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，也无法确保数据安全可用，难以满足管理要求。
COMMUNE幻师存在档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，且电子会计凭证文件无法得到有效管理。
云南菜品牌连锁经营面临纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题。多地直营门店有大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法有效保存，存在丢失、损毁等风险，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，档案数据难利用。整理时需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管需财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理；存储采用独立档案室管理，存放纸质档案；管理利用以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。
合思档案全流程打通之道
合思档案以其独特的整体解决策略，成为企业摆脱传统财务档案管理困境的良方。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，解决了电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题，真正实现了数字化。合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。
通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析；智能关联自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件；精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求；多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
合思档案核心模块揭秘
合思档案的核心模块在发票管理最佳实践中发挥着关键作用。
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档案采集：智慧自主之路
在档案采集方面，合思档案通过开放式接口互联实现自主采集。它利用外部生态，如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统，如EAI插件、API接口等，还能对大文件自动切割，对数电票自动化解析，让档案采集更加高效、智能。 -
档案制档：精准匹配之法
档案制档环节，合思档案实现智能关联自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。它确保凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。 -
档案管理：安全规范之盾
在档案管理上，合思档案做到精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求，为档案数据的安全和规范保驾护航。 -
档案利用：便捷高效之钥
档案利用时，合思档案提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。它打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键就能查询多系统凭证相关的数据及影像信息。
合思档案竞争优势凸显
与传统方式相比，合思档案在成本节约、效率提升、合规性等方面具有显著的竞争优势。
自动化归档让企业告别重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本可达30万元；年节约存储成本675元；年节约档案室成本14,235元；年节约人力成本24,000元；年总节约成本338,910元。
合思档案支持电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档，确保存档合规。通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。
它还打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合，建立完整的财务证据链，实现全面无纸化，提升财务档案管理能力，为企业的发票管理提供了最佳实践。
合思档案多行业成功典范
合思档案在多个不同行业都取得了显著的应用效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少80%的管理耗时，借阅管理减少67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部和门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，实现100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司采用合思档案方案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
合思强大服务体系护航
合思拥有完善的服务体系，为企业提供全方位的保障。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思档案推动转型意义深远
合思档案在推动电子凭证数字化转型中具有重要意义。基于在行业应用中的深度应用与案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务，让有限的资源发挥出更有效的作用。
