合思助力企业实现财务档案数字化转型

在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着日益复杂的财务管理挑战。不同行业的企业在财务管理方面各有其独特的痛点，而合思凭借其专业的解决方案，为众多企业成功化解难题，实现财务档案数字化转型。

客户画像：多行业财务痛点凸显

某知名挂面厂商，作为畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿。其销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，使得业务运作繁杂且低效。差旅管理方面，差旅平台对账方案缺乏灵活性，核算精细化管理要求高，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账难以释放财务价值。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错，造成了高额的人力物力浪费。

某大型移动通信集团，在会计资料无纸化方面有拓展需求，希望解决当前财务管理数字化滞后的问题。该集团员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务人员深陷低价值的复核工作，不仅容易出错，而且效率低下。内部多系统并行，数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研系统，虽然将流程从线下搬到了线上，但管理过程依然复杂，系统还存在无法融合发票验真能力等问题。

世界500强旗下教育服务品牌，业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需要专人管理，成本较高，而且档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

某知名头部数字阅读品牌，数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效低下。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张的需求。

破局之钥：合思定制解决方案

挂面厂商：全流程无需报销方案

合思为该挂面厂商提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费环节，员工差旅申请通过业务审批后，可通过合思商城订购或TMC订购，合思商城和TMC会生成相应的对账单。在财务核算、记账方面，合思设有对账结算中心，可实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，也支持线下统一开票、线下结算、手工记账。在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。

移动通信集团：快简省报销新体验

为该大型移动通信集团打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。合思的无需报销的“消费入账归档”解决方案，实现了申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。签约合思后，集团将申请、消费、报销、核算等环节进行整合，优化流程，实现了无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账。

教育服务品牌：全生命周期电子化档案管理

针对世界500强旗下教育服务品牌，合思提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，拥有40种 + 自动封装接口，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。接口传输方式包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传。自动归档涵盖智能组单、四性检测等多种功能。会计类档案管理范围包括内部的凭证、订单等和外部的纸质发票及影像等。

数字阅读品牌：业财平台建设助力转型

对于某知名头部数字阅读品牌，合思的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设。从费用申请、消费到入账、归档，实现了全流程数字化管理，保障了财务准确性（审计通过，符合上市要求）和及时性（结账时间从T + 15，提升到T + 7，年底预计T + 5）。

落地之道：方案实施清晰步骤

挂面厂商：有序推进流程优化

员工先进行差旅申请，经过业务审批后，在合思商城或TMC进行订购。之后，合思商城和TMC会生成对账单。财务方面通过对账结算中心进行相关操作，根据开票和结算方式的不同进行记账。档案管理按照合思环节和TMC环节的不同级别进行相应处理，实现财务档案数字化转型。

移动通信集团：整合环节提升效率

签约合思后，该集团开始使用合思的系统，将申请、消费、报销、核算等环节进行整合。优化流程后，实现了无需员工垫资和开票，管理层能够快速审批，财务可以自动对账，有效提升了财务管理效率。

教育服务品牌：系统建设实现归档

世界500强旗下教育服务品牌与合思合作建设电子档案系统。将各种档案数据通过接口传输到合思系统，系统进行智能组单、四性检测等操作后自动归档，同时对会计类档案进行分类管理，实现了财务档案的电子化存储和管理。

数字阅读品牌：搭建平台全流程管理

在合思的帮助下，某知名头部数字阅读品牌搭建了业财平台，从费用申请、消费到入账、归档，实现了全流程数字化管理。这不仅提升了财务准确性和及时性，还为企业的快速发展提供了有力支持。

成效彰显：企业收获显著效益

挂面厂商：成本节约与效率提升

某知名挂面厂商通过应用合思的解决方案，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。同时，实现了凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。

移动通信集团：降本增效与决策支持

某大型移动通信集团通过“无需报销”模式，提高了业财协同效率。员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%。真正实现了企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低了差旅费用，提高了流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约了时间成本。同时，助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者能够更高效地掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。

教育服务品牌：管理效能与合规提升

世界500强旗下教育服务品牌年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。

数字阅读品牌：增效降本与合规保障

某知名头部数字阅读品牌在引入合思解决方案后，在增效方面取得了显著成果。实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通；提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时；形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率；通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况；减少了手工记账、人工整理档案的人力成本；减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费；减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规；审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销；保证了财务档案，档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险；高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。同时，该解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销；费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本；紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材；实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。

客户心声：认可与信任之证

某知名挂面厂商应用合思解决方案后，打通了多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案。该厂商认为合思的解决方案对解决财务痛点有很大帮助。

某大型移动通信集团签约合思后，认为合思专业度高，简化了报销流程，显著降本增效。管理能够实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率。

世界500强旗下教育服务品牌企业财务相关负责人表示，通过与合思合作，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，认可合思系统对企业财务数字化转型的推动作用。

某知名头部数字阅读品牌认为引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本。未来希望进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。

行动号召：开启免费试用之旅

如果您的企业也面临着类似的财务难题，不妨选择合思。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具备差旅申请、商旅线上订购、发票采集等28项主要功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。同时，合思有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。此外，合思拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。现在就开启合思的免费试用，让您的企业迈向财务档案数字化的新征程！