发票数据整合助力企业档案管理数字化转型

在当今的企业运营中，档案管理如同大厦的基石，支撑着企业的有序发展。然而，众多企业在档案管理方面却面临着重重困境。企业高管常常为纸质档案管理的高额成本和巨大的储存占地而烦恼，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，如同宝藏被深埋却无法挖掘。财务人员每天面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作让他们的热情逐渐消磨。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程浪费了大量的时间和精力。

此外，企业还承受着高显性成本、高隐形成本和高合规风险的压力。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。在这样的背景下，企业急需一种高效、合规的档案管理解决方案，而合思档案应运而生。

合思档案：财务数智化的领航者

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的领先单套制电子会计档案管理平台。作为一家专精特新企业，合思自成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

该平台致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，凭借敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

使命愿景：助力企业档案管理变革

合思档案始终坚持以客户为中心，致力于解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点。通过助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，合思档案让会计档案的价值得到深度应用。

在“客户至上”的原则指引下，合思档案聆听用户需求，不断进行产品迭代，力求让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。同时，为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，合思档案积极助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准。此外，合思档案还致力于服务未来财务人，解放双手释放人的创造力，助力企业实现业财融合。

全流程覆盖：智能档案管理模块

• 智能采集：多元数据轻松汇聚
  合思档案的智能采集功能支持多源采集，为企业的发票数据整合提供了有力保障。一方面，基于跨系统数据集成要求，平台提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。另一方面，平台还支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：精准匹配高效组装
  智能制档功能通过规则引擎自动组装，实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装。通过字段映射，让查询更加便捷。同时，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保发票数据整合的准确性和可靠性。

• 档案管理：灵活配置安全可控
  合思档案的档案管理功能具备权限管理、档案目录灵活扩展和系统规范预置档号等特点。在权限管理方面，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录支持自定义分类和字段维护，系统根据国家发布的档案行业标准预置档号、档案册号编制规则，支持企业自主排列、扩展。

• 档案应用：多维检索便捷联查
  档案应用功能实现了多维检索、一站式预览穿透联查和多场景档案应用。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。同时，还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交鉴定销毁与线下实物管理等多场景应用。

功能亮点：创新引领档案管理新潮流

• 便捷调阅混序归集
  合思档案打破物理空间限制，支持在线自由调阅，让发票数据整合后的查阅更加便捷。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。

• 大数据解决方案
  平台支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，为发票数据整合提供了强大的技术支持。

• 档案扩展解决方案
  合思档案拥有可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，进一步优化发票数据整合的效果。

• 数电票解决方案
  提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保发票数据整合的全面性和合规性。

优势凸显：合规降本增效之选

• 合规性强
  合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理通过“四性检测 + 业务检测”双模检测实现归档即合规。满足国家档案局发布的相关标准和规定，如《文书类电子档案检测一般要求》等，为企业的发票数据整合提供了合规保障。

• 显著降本增效
  该平台能够节约纸张成本（可达70%）、整理成本（可达75%），提升检索效率（可达90%），实现档案管理合规不打印，助力双碳目标落地。在发票数据整合的过程中，有效降低了企业的运营成本，提高了工作效率。

• 连接能力广泛
  合思档案连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，确保发票数据整合的全面性和准确性。

• 自动化程度高
  平台实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化，保障发票数据整合的高效性和稳定性。

目标用户与应用场景：满足多元需求

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同类型的企业和岗位人员。

对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。轻松完成档案管理，提高档案利用效率，更好地完成发票数据整合工作。

外部审计人员通过合思档案可以实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高审计工作的效率和准确性。

成功案例：实力见证价值

海亮教育在使用合思档案后，实现了档案管理的重大突破。此前，老板提出财务办公室真正实现无纸化的要求。在完成所有作业、数字化拼图之后，海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记作为多地连锁门店、70 + 分公司的企业，年数据量达2.6亿。合思档案上线后，全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，发票数据整合工作也更加高效。

中交水规院的单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，发票数据整合工作更加精准。

在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，能够解决企业在档案管理方面的诸多痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业提升运营效率，合思档案都是企业的理想之选。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com。欢迎企业咨询合作，免费试用，共同开启档案管理数字化新时代。