在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。世界500强旗下的一家教育服务品牌，一直以来在教育领域深耕细作，有着广泛的业务布局。然而，在财务数字化方面，这家企业却面临着诸多棘手的问题。企业内部业务、财务系统众多，且相互独立，数据难以互通，这直接导致结构化数据提取困难重重。在电子发票处理上，打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。同时，实物存档占据了大量物理空间，需要专人管理，成本居高不下，而且档案损坏时有发生，让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出错，发票等的装订要求高，进一步降低了审批流程效率。
业务困境：传统财务模式下的审批流程效率之殇
该企业业务广泛，与之对应的业务、财务系统众多。这些系统各自为政，数据无法实现共享，使得结构化数据提取变得异常艰难。电子发票的处理流程繁琐复杂，每一张发票都需要人工进行打印、查重和验伪，不仅浪费了大量的人力，还消耗了大量的纸张资源。
实物存档方面，大量的档案资料占据了企业宝贵的物理空间，并且需要专门的人员进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的风险始终存在，一旦档案出现损坏，企业就可能面临合规问题，影响企业的正常运营。
不断重复的纸质档案录入工作，不仅耗时长久，而且容易出现人为错误。发票、附件、凭证等的装订要求严格，需要花费大量的时间和精力，这进一步降低了审批流程效率。此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。
解决方案：全生命周期电子化会计档案管理破局
面对客户的诸多难题，合思提供了一套全生命周期的电子化会计档案管理解决方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA以及其他相关系统。通过40多种自动封装接口，能够广泛连接异构系统，企业无需进行额外的开发成本，就可以实现档案数据的应收尽收。
接口的传输方式也十分多样，包括影像支撑、外部设备扫描以及人工上传等。无论档案数据以何种形式存在，都能够顺利进入系统。
该方案具备强大的自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁以及权限监控等。会计类档案的管理范围广泛，内部涵盖了凭证、订单、会计账薄等，外部则包括纸质发票及影像、银行电子回单等。
实施步骤：无缝衔接实现审批流程效率提升
合思在实施解决方案时，首先通过广泛连接异构系统，实现了档案数据的自动采集和整合。企业无需进行额外的开发工作，就能够将分散在各个系统中的档案数据集中起来。
利用影像支撑、外部设备扫描和人工上传等多种接口传输方式，确保各类档案数据能够顺利进入系统。无论是电子档案还是实物档案，都能够快速、准确地被系统识别和处理。
在系统内部，通过智能组单、四性检测等功能，对档案数据进行自动处理和管理。智能组单功能能够将相关的档案数据自动组合在一起，提高了档案的整理效率；四性检测则确保了档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性，提高了档案的质量和安全性。
同时，合思为客户提供了档案借阅、移交、鉴定、销毁等全生命周期的管理服务，并通过权限监控确保档案数据的安全和合规。只有经过授权的人员才能够访问和操作档案数据，有效防止了档案数据的泄露和滥用。
显著成效：审批流程效率大幅提升带来多维度价值
实施解决方案后，该企业取得了显著的成果和效益。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，显著提升了审批流程效率。
档案的多维度穿透查询功能，使得档案查阅变得简便高效。以电子借阅为主的方式，不仅提升了档案的利用价值，还减少了人工借阅的繁琐流程，进一步提高了审批流程效率。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数增长，管理效能得到了大幅提升。这充分说明，合思的解决方案有效提高了审批流程效率，降低了企业的人力成本。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，进一步提升审批流程效率。
客户反馈：高度认可合思方案助力转型
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，合思的解决方案帮助企业加速了数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。
通过电子会计档案系统和规则引擎，企业能够有效管理大量数据，提高了财务管理效率，降低了成本。同时，审批流程效率的提升，也让企业的决策更加及时、准确。
该负责人对合思的服务和技术表示满意，并表示有信心在未来进一步提升财务数据自动化率，持续提高审批流程效率。
作为世界500强旗下教育服务品牌，该企业在财务数字化转型方面取得的显著成效，其成功经验值得其他企业借鉴。合思拥有专业的团队和强大的技术实力，能够为企业提供定制化的财务数字化解决方案，帮助企业实现降本增效、合规经营。
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