在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证管理已成为企业财务管理的关键环节。自2024年11月1日铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，12月1日民航旅客运输服务领域推广航空运输电子客票行程单全面数字化以来，我国电子凭证改革正驶入快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，依旧困扰着众多企业。
传统纸质档案管理更是问题重重。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，还时常出现档案遗失的情况。纸质档案受时间和空间的限制，查找时需耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，企业在纸质档案管理方面成本高昂，像COMMUNE幻师，其档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。而且，大量纸质档案管理对空间和人力的要求巨大，传统纸质档案管理办法还存在合规问题，无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，难以满足管理要求。
面对这些行业痛点，合思推出了先进的信息化管理方案——合思档案解决方案，为企业电子凭证管理带来了全新的变革。
合思档案方案全景概览
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案信息化管理方案供应商，精心打造了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”信息化管理方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案助力企业实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，有力推动电子凭证数字化转型。同时，合思档案以政策为导向，在不同阶段积极响应国家政策。早在2020年，就开始帮助企业完成第一批电子发票报销、入账、归档试点工作；2021年，助力9个省份试点企业顺利通过电子发票报销、入账、归档试点验收。
核心功能亮点闪耀
合思档案的功能蓝图独具特色，具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。
在智能采集方面，它结合外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，为档案采集提供了多元化的途径。档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保采集的高效性和准确性。
预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续管理奠定了坚实基础。档案制档实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证了档案的规范性和完整性。
基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，有精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，确保档案管理的安全性和合规性。档案服务还包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
用户收益多维度呈现
使用合思档案信息化管理方案，企业能获得多维度的收益。
自动化归档让企业告别重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业的财务管理提供了有力的数据支持。
在成本节约方面，合思档案成效显著。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本300,000元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本达338,910元。
工作效率的提升也是合思档案的一大优势。高新兴科技集团通过合思档案实现会计档案无纸化管理，归档效率提升90%；海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升90%。
合规经营是企业发展的重要保障，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求。
典型场景广泛应用
合思档案信息化管理方案在多个典型场景中展现出了强大的应用价值。
在企业财务报销场景中，员工报销再也不需要打印任何单据，告别了复杂的报销流程，让报销不再费神。云南菜品牌连锁经营企业使用合思档案后，员工反馈无纸化为业务发展带来了极大的便捷。
企业内部审计场景中，合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等功能，高效服务于企业内审。高新兴科技集团通过合思档案实现档案利用更便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，为企业内审提供了有力支持。
企业档案存储场景中，合思档案可减少物理存储空间的占用，实现档案生命周期管理流程自动化。以无纸化改革为指引，减少了打印、存储、使用的实物成本。杭州西湖城市建设投资集团通过合思档案实现无纸化改造，仅在单据打印方面每年就可节约10万张A4纸。
企业业财融合场景中，合思档案提高了总部和门店业财融合效率。云南菜品牌连锁经营企业使用合思档案后，合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。
客户成功案例见证实力
众多企业通过合思档案信息化管理方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，数据同源，实现一键联查，工作效率有效提升；自动组装，审计便捷，提升审计效率；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本50%，提高效率，资产化深度分析档案数据，满足内审需求，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证；实现业务证据链完整，以业务为核心搭建证据链条，业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树；银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%。
帆书通过合思档案实现全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生，财务结账效率提高50%。
合思档案信息化管理方案已经帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，让有限更有效。若你也想解决电子凭证管理难题，实现财务数智化转型，不妨选择合思档案。你可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。未来财务用合思，让有限更有效，加入合思档案的行列，一起迎接电子凭证全流程无纸化时代。现在就可以免费试用合思档案信息化管理方案，开启企业财务数智化转型之旅。
