在当今数字化浪潮中，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理不得不直面新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。在纸电混合的时代背景下，企业的不同岗位人员都深受财务档案管理问题的困扰。
企业高管们面临着纸质档案管理成本高昂的难题，不仅需要花费大量资金用于纸质档案的存储和维护，而且这些档案占据了大量的空间。同时，档案数据缺乏有效的汇总和整理，难以进行深入的分析和利用，这无疑阻碍了企业的决策制定。
财务人员则被海量的档案数据所淹没，整理这些数据需要耗费大量的时间和精力。他们需要手动逐一匹配、核对确认档案信息，工作枯燥且繁琐，效率低下。
业务人员在出差、招待等活动后，报销的纸质票据需要留存并上交，整个流程繁琐复杂，耗费了大量的时间和精力。
此外，企业在财务档案管理方面还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件不够精细，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏。
即使企业在推行数字化的过程中，通过建设OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存的难题，数据存储仍依赖线下载体。
在这样的背景下，合思档案作为一款专业的信息化财务解决方案应运而生，为企业提供了有效的财务档案管理方案。
一体化解决方案满足多样需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。
其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅、不打印、混序归集、免组装等优点，涵盖了电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询；档案扩展解决方案拥有灵活扩展的业务模型，可通过多途径自动化归集各类介质档案。
数电票解决方案提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案；实物备查解决方案实现了实物档案的免组装和全流程管理，可在线上快速定位并关联线下实物。
核心功能亮点铸就卓越体验
合思档案在多源采集、智能制档、档案管理和应用等方面具有显著的优势。
在多源采集方面，它支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，并预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷的手动数据补录方式。
智能制档方面，规则引擎可自动组装会计档案。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，通过字段映射，查阅更加便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。
档案管理方面，权限管理能够精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
档案应用方面，多维检索能够满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。同时，还提供一站式预览和穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。
显著收益助力企业发展
企业使用合思档案能够获得多方面的显著收益。
在降本增效方面，它能够帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约纸张成本70%，节约整理成本75%。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。
合思档案还能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升。
典型场景彰显实用价值
不同岗位人员在使用合思档案时都有各自的具体应用场景。
CEO/高管可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，实现降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业绿色低碳运营。
归档员/财务人员可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
外部审计人员可以实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。
成功案例见证卓越成效
多个客户成功案例充分体现了合思档案在不同企业中的实际应用效果。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。
某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。使用合思档案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某民办教育集团业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张；实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的信息化财务解决方案，能助力企业实现财务档案管理的数字化转型。
合思档案在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，官方网站是www.hosecloud.com。您还可以通过扫描微信公众号二维码添加合思小助手，扫描微信小程序二维码关注合思。如果您想亲身体验合思档案带来的便捷和高效，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。
