合思档案：开启企业电子会计档案管理新时代

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的运营管理正经历着深刻变革。特别是2025年数电票全覆盖目标的推进，让企业财务档案管理面临全新挑战，电子数据存储的重要性愈发凸显。传统的纸质档案管理模式在新时代已尽显疲态，企业急需信息化手段来“恶补”档案管理短板。

纸电混合时代，企业不同角色在档案管理中都面临着诸多难题。企业高管方面，纸质档案管理成本高昂，不仅需要大量的存储空间，而且档案数据分散，难以进行有效的汇总和分析，这使得企业的决策缺乏数据支持。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对，工作枯燥且效率低下。业务人员在出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交繁琐复杂，浪费了大量时间。

同时，企业在数字化建设过程中，虽然通过各类系统解决了线上业务处理问题，但在电子数据存储和归档环节，仍未能摆脱纸质文件的束缚，数据存储也依赖线下载体。传统纸质档案管理存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材、档案室和档案柜的空间占用；高隐形成本，如手工装册归档的重复劳动、查询调阅的不便以及数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证管理不善、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。

面对这些行业痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全面的电子会计档案管理解决方案。

全面方案：满足多元需求，助力企业高效管理

合思档案为企业打造了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，全方位满足企业在不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，为企业的电子数据存储提供了强大的支持。

对于CEO/高管而言，合思档案能够帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供数智化支持，助力企业打响数字化转型决胜之战。同时，借助数字化手段，降低档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案极大地提高了工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计工作，合思档案实现了审计不进档案室的创新模式。审计工作可以在线化进行，且档案可溯源，一键查询借阅，权限一键下放和回收。财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，提高了审计工作的效率。

核心功能：智能高效，彰显显著优势

合思档案具备多源采集功能，充分考虑到企业电子数据存储的需求。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保企业的各类数据都能得到妥善存储。

智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员查询更便捷、分析更直接。

合思档案的“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为企业的电子数据存储提供了可靠的质量保障。

在档案管理方面，合思档案提供了高度的灵活性和安全性。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，满足企业多样化的电子数据存储和管理需求。

应用场景：实际成效，见证卓越价值

在年单据量2.6亿的企业中，合思档案展现出了强大的实力。该企业面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，确保业务、财务数据应收尽收，有效解决了电子数据存储难题。自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构呈现，方便查询和管理。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，降低了企业成本，精简了流程，提高了财务人员工作效率，简化了装订工作，节约了企业的显性成本。

对于共享中心统建的集团型企业，合思档案的单套制管理方案发挥了重要作用。这类企业存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的安全合规存储功能，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，采用混序归档 + 银行回单分类归档的方式，推进档案无纸化。实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

在多系统数据互联的企业中，合思档案的数据集成方案解决了企业低效的档案管理现状和档案管理痛点。企业会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，确保应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

在中国最大的K12民办教育集团之一的企业中，合思档案也发挥了重要作用。该企业存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面、专业的电子会计档案管理解决方案，能够为企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。

合思档案已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，众多客户对其给予了高度评价。如世界500强的海亮教育、2023年中国500最具价值品牌的徐福记等都通过使用合思档案实现了财务无纸化、低碳发展、数字化转型等目标。

如果您的企业也想解决档案管理难题，提升电子数据存储和管理效率，不妨选择合思档案。您可以通过以下方式联系我们：地点覆盖北京、上海、杭州等多地；电话是400 – 105 – 6505；网站是www.hosecloud.com；还可通过微信公众号二维码和微信小程序二维码了解更多信息。现在就点击免费试用，开启企业档案管理的数字化之旅吧！