在企业的发展进程中，行政费用管理是一项至关重要却又极具挑战的工作。北京动力源科技股份有限公司与合思的合作，为我们展示了行政费用管理数智化转型的卓越成效。合作后，动力源员工报销周期大幅缩短3周，效率提升300%，会计工作量显著缩减，人员成本节约50%。同时，实现了多系统集成、数据互通，操作体验全面革新。下面，让我们深入了解这一成功案例。
动力源：传统行政费用管理困境待解
动力源成立于1995年，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，随着时间的推移，行政费用管理方面的问题逐渐凸显。整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的数字化转型效果差距较大。
多系统操作体验差成为员工和财务人员的一大困扰。申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，不仅浪费时间，还容易出错。报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，导致假票、错票、重票情况难以避免，行政费用管理的合规性面临挑战。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源行政费用管理的痛点。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，影响了企业的决策效率。
合思方案：破解动力源行政费用管理难题
针对动力源在行政费用管理方面的诸多问题，合思提供了一套全面且高效的解决方案。
数据融合打通壁垒：合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作，大大提升了行政费用管理的效率。
无需报销重塑流程：合思的无需报销模式颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务方面，统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，极大地简化了行政费用管理流程。
强大连接提升效率：合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为行政费用管理提供了有力的技术支持。
合作成效：行政费用管理全面升级
合思的解决方案给动力源的行政费用管理带来了显著的成效与成果。
效率提升显著：员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这不仅提高了员工和财务人员的工作效率，还为企业节省了大量的人力成本。
员工体验优化：申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了员工的使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了行政费用管理变革带来的便利。
财务合规增效：审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力做更有价值的工作，提升了行政费用管理的合规性和效率。
管理决策升级：实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，提升了行政费用管理的决策水平。
动力源反馈：合作开启行政费用管理新征程
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，进一步提升行政费用管理水平。
未来展望：携手共推行政费用管理数智化
未来，动力源将继续结合自身的业态和组织变化，与合思深入合作，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，持续优化行政费用管理。
诚邀更多像动力源这样的企业加入合思，共同实现财务数智化转型，在行政费用管理方面降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。如果您也想体验高效的行政费用管理解决方案，不妨免费试用合思的产品，开启企业行政费用管理的数智化之旅。
