在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场变革中也积极探索前行。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，在2021年与合思展开财务数字化合作之前，动力源在行政费用管理方面面临着诸多难题。多系统林立导致数据孤岛现象严重，传统的手工报销模式效率低下，这些问题严重制约了企业的发展。合思的出现，为动力源带来了全新的解决方案，助力其开启行政费用管理的数字化新篇章。
业务迷宫：动力源行政费用管理现状与痛点
动力源拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国拥有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。公司组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
在行政费用管理方面，大量自研系统难以整合，传统手工报销模式弊端尽显。员工在进行申请单提交时，需要在各个系统之间频繁切换，操作体验极差。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。
系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，使得同一个报销信息在审批、预算、差标等方面分散在多个系统中管理，无法及时联动。这不仅导致财务制度难以落地，数据报表也只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就难以对业务运营进行及时的调整和把控。
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，业务覆盖面广、报销模式复杂。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐，不同类型费用的支付方式也各不相同，这进一步增加了行政费用管理的难度。
破局之钥：合思行政费用管理解决方案
为了解决动力源在行政费用管理方面的难题，合思提供了一套全面的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了数据之间的壁垒，让信息能够更加流畅地在各个系统之间流转。
在产品应用方面，合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保每一笔消费都符合规定，实现了消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细也会自动绑定，凭证自动生成并一键归档，极大地提高了财务工作的效率。
合思费控系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，为企业的行政费用管理带来了全新的体验。
协同共进：解决方案实施过程
合思与动力源展开了紧密的合作，按照系统集成和产品应用等解决方案的规划，逐步推进相关工作。在实施过程中，合思的专业团队与动力源的相关部门密切沟通，深入了解企业的需求和业务流程。他们将动力源的各系统与合思费控进行对接和整合，对系统进行了多次调试和优化，确保系统的稳定性和兼容性。
在优化商旅出行等流程方面，合思根据动力源的实际情况，制定了详细的实施方案。从业务人员的消费申请到财务的结算报销，每一个环节都进行了精心设计和调整。通过不断的测试和改进，最终实现了行政费用管理流程的高效运转。
成效卓著：解决方案带来的成果与效益
合思的解决方案为动力源的行政费用管理带来了显著的成果和效益。
通过多系统集成，实现了数据的互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工对企业的满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，从手动制作单据转变为智能制单，节省了更多的精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持等。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松便捷。
从财务角度来看，审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务制度能够更好地落地实施，管理者可以实时掌握数据信息，对业务运营进行及时的调整和优化。
高度认可：动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
众多像动力源这样的企业都通过合思的财务数字化解决方案，在行政费用管理方面实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临类似的行政费用管理难题，不妨选择合思。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启企业行政费用管理的数字化转型之旅，让有限的资源发挥出更大的价值。
