合思档案：开启高效电子账务管理新时代

在当今数字化浪潮迅猛发展的时代，企业的电子账务管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票将实现全覆盖，这无疑为企业的财务档案管理带来了新的考验。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业在电子账务管理方面的痛点日益凸显。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则需要处理大量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁复。业务人员出差、招待后的报销流程也十分繁琐，需要留存并上交纸质票据。

纸质档案管理还存在着诸多成本和风险。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大。隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用。合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，数据存储的线下载体也影响了企业的全面数字化进程。

面对这些痛点，合思档案提出了全面的解决方案，为企业的电子账务管理带来了新的曙光。

合思档案解决方案：为电子账务管理量身定制

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，实现降本增效和绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案能显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案功能：全流程覆盖电子账务管理

• 多源采集：灵活高效的数据获取
  合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。

• 智能制档：轻松整合零散数据
  会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析。

• 档案管理：精细管控保障安全
  合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。它还支持自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，设置表单主键，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，支持根据企业制度自主排列、扩展，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用：便捷查询实现价值
  合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，提供一站式预览效果。同时，它支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。此外，它实现了档案数据资产化，提供档案借阅服务，借阅过程透明化，管理员可一键到期催还。

合思档案核心亮点：凸显电子账务管理优势

• 合规性：严格遵循标准保障安全
  合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案。四性检测满足国家档案局发布的《文书类电子档案检测一般要求》相关要求；业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

• 高效性：大数据处理提升效率
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，自动检测证据链完整性，保障财务合规。共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。

• 创新性：引领电子账务管理变革
  单套制解决方案实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。实物备查解决方案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

• 连接性：广泛连接构建生态
  合思档案具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案价值：推动企业电子账务管理升级

• 降本增效：节约成本提升效率
  合思档案可节约纸张成本70%，节约整理成本75%，提升检索效率90%，实现管理合规性100%。它减少了企业在档案管理方面的显性和隐形成本，如减少纸质凭证输出耗材成本、档案室和档案柜等存储空间需求，降低手工装册归档重复性工作量，提高档案查询调阅效率。

• 提升管理水平：完善流程保障合规
  合思档案作为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析。使企业能够更好地管理财务档案，保障财务合规，提升财务服务效率。

• 促进数字化转型：释放数据价值
  合思档案助力企业实现会计档案价值的深度应用，让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，推动企业全面数字化转型。

合思档案典型使用场景：展现电子账务管理实力

• 报销场景：便捷报销快速入账
  在报销场景中，员工出差、招待后的报销流程更加便捷，无需留存再上交纸质票据，系统可自动处理相关报销数据，实现快速入账和归档。

• 审计场景：在线审计高效便捷
  在审计场景中，外部审计人员无需进入档案室，通过合思档案系统可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提高审计工作效率。

• 企业决策场景：数据驱动智能决策
  在企业决策场景中，CEO/高管可通过合思档案沉淀数据资产，挖掘财务档案数据价值，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化，提升财务服务效率。

• 档案管理场景：轻松管理提升效率
  在档案管理场景中，归档员/财务人员可告别重复低价值工作，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，实现档案数据全流程透明流转，便于监控、分析。

合思档案成功案例：见证电子账务管理成效

某企业年单据量2.6亿，此前面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案单套制管理方案实现安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件；进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，采用混序归档+银行回单分类归档，实现档案无纸化。管理成效包括实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家相关要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查等问题，还面临会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等痛点。合思档案单套制管理方案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案采用精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，搭建会计资料勾稽关系，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，每年装订匹配耗时从66天减少到10天，利用耗时从30天减少到6天，打印成本从180000元减少到30000元，空间成本从143773元减少到22835元，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力且浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，需专人管理，受环境因素影响或保管不善易导致损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，重复进行档案录入操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案单套制管理方案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理方案完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效包括以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：脱颖而出的电子账务管理平台

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，为企事业单位提供财务数智化产品和服务，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它致力于服务未来财务人，助力企业实现业财融合，推动企业全面数字化转型。

其差异化优势显著。合思档案具有广泛连接的生态，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有双轮驱动的模式创新，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。自主研发的“无需报销”解决方案及相关工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够适应数电票管理要求的特殊性。提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，同时满足企业不同业务场景的精细化检测需求。具有高效的大数据处理能力，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。提供灵活的档案扩展解决方案，可自定义档案类型，全流程扩展管理。具备完善的实物档案管理能力，智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。

合思档案能够有效解决企业电子账务管理中的痛点，助力企业降本增效、合规经营和数字化转型。它坚持以客户为中心，助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。未来，合思档案将不断聆听用户需求进行产品迭代，持续提升产品性能和服务质量，为企业提供更加完善的财务档案管理解决方案，帮助企业更好地应对数电票时代的挑战。

众多知名企业，如广东某高校、中交集团、上海建工、好想味、金牌厨柜等都选择了合思档案，充分证明了其产品的可靠性和实用性。企业不妨抓住机遇，选择合思档案，开启高效、合规、数字化的电子账务管理之旅，提升企业核心竞争力。现在就可以免费试用合思档案，体验它为电子账务管理带来的全新变革。