在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理效率直接影响着其核心竞争力。一家创新型的细胞生物制药企业——赛傲生物，就曾在财务管理方面面临诸多挑战。赛傲生物成立于2010年，总部位于上海，专注于细胞药物研发和生产、细胞医疗技术研发及转化、细胞制备及存储服务。作为国家高新技术企业，赛傲生物始终致力于构建开放多元的产学研医协同创新生态，牵头国家级重点专项，并与国内外顶尖学术机构开展了广泛合作，积极推动细胞治疗领域的科学研究、临床试验及应用转化。然而，随着公司业务的不断拓展，传统的财务管理模式逐渐成为制约其发展的瓶颈。直到赛傲生物引入了合思的公司报销管理的系统，才成功实现了财务数字化转型，开启了全新的发展篇章。
业务迷雾：赛傲生物的管理困局
赛傲生物此前的采购、支付、报销等环节相互独立，犹如一座缺乏连通桥梁的孤岛。尤其是提报申请，仍停留在手工填制纸质单据的阶段，且模板单一，无法满足多样化的业务需求。尽管部分过程采用了一些系统来提升审批与财务管理效率，但由于流程割裂，费用管控难度大，财务风险犹如高悬的达摩克利斯之剑。
员工差旅作为高频使用场景，问题尤为突出。员工采用纸质单据填报申请，审批流程冗长，如同陷入一场没有尽头的迷宫，预算超标情况时有发生。行政部门物品采购虽然采用了审批工具，但由于审核流程不规范、人员变动更新不及时等原因，采购进度被严重延迟，如同一辆在泥泞道路上行驶的汽车，举步维艰。
由于审批工具的局限性，员工提报申请单模板单一，不同部门、不同类型的提报管理颗粒度低。所有单据汇集到财务部门后，溯源、审核和归类工作难度极大，财务部门人均要处理500 + 张单据，报销会计需要逐张、手工制作凭证，大量的工作时间都陷入到事务性工作中。同时，依赖手工统计数据报表，不仅工作量大，而且信息严重滞后，对业务侧很难提供及时的决策依据，公司报销管理的系统的缺失让财务管理陷入了困境。
智慧良方：合思的定制化方案
面对赛傲生物的诸多难题，合思为其量身定制了一套全面的公司报销管理的系统解决方案。项目管理过程主要分为立项、计划、执行/监控和结项四个过程。在立项申请过程中，为了保证项目信息完整性，系统关联项目合同、客商信息、立项报告、项目预算、总金额等相关键信息，同时自动生成项目台账，如同为项目建立了一个精准的“数字档案”。
任何涉及项目主计划内容变更时，结合项目变更管理提交申请，并调整项目台账的基础信息，确保项目信息的实时更新和准确性。日常项目费用执行情况由项目方关联方直接发起申请，匹配到对应的项目预算包，并做自动管控。同时，系统会把执行过程记录在项目的费用台账，直接跟踪项目费用的进度，让每一笔费用都清晰可查。
结合项目管理系统里的时间计划、需求计划，实现项目增值分析。对于资源的投入成本，可单独在日报里进行人/天统计，自动计入项目台账，保证资源的可量化统计，为企业的决策提供了有力的数据支持。
精细部署：方案实施的步步为营
合思与赛傲生物在2021年9月展开财务数字化合作，仅用3个月时间就完成了系统上线。在这期间，合思团队深入了解赛傲生物的业务流程和需求，进行系统配置和定制开发，就像一位经验丰富的工匠，为赛傲生物量身打造一件精美的艺术品。
合思对赛傲生物的员工进行了系统操作培训，确保员工能够熟练使用新的公司报销管理的系统进行各项业务操作，如项目申请、费用报销等。逐步将赛傲生物原有的业务数据迁移至合思费控系统中，并进行数据核对和验证，保证数据的准确性和完整性，如同为一座大厦打下坚实的基础。
在系统上线后，合思提供持续的技术支持和维护服务，及时解决赛傲生物在使用过程中遇到的问题，并根据业务发展需求对系统进行优化和升级，让系统始终保持高效稳定的运行状态。
卓越成效：数字化转型的显著成果
赛傲生物引入合思的公司报销管理的系统后，取得了显著的成果。员工报销周期大幅缩减至1周以内，财务核算效率提升90%。移动 + PC多端报销模式，让员工随时随地都能发起报销申请，如同为员工提供了一个便捷的“报销口袋”。审批流转路径清晰显示可视，不同审批节点人员配置随着OA变动自动调整，付款进度实时掌控，让报销流程变得透明、高效。
细化费用管理颗粒度，根据生产经营管理特征，将日常申请单拆分为19类费用类型，如用车申请、设备购置申请、物料借阅、礼品申请、差旅申请等。个人业务与对企业务报分费用类型，如日常费用报销单、差旅报销单、付款申请（先票后款）及预付款申请（先款后票）等，让费用管理更加精细化。
重塑采购流程，实现高效协同。申请、采购、付款等流程全部关联，每个申请单可追溯付款的进度、历史支付记录。根据业务需要与内部流程规范，从数据层设置角色信息、权限、审批节点，隐藏或者突出子报数字段信息。建立采购管理、台账管理，对供应商、合同、预算、发票等信息数据统一线上管理。采购完成后，所有对公支付事项统一开票结算，一键导入财务核算系统，自动制证，让采购流程更加规范、高效。
备用金管理灵活可追溯。借款后在线上报销时核销借款，或在合思APP手动还款。报销时如有历史借款，限制优先关联历史借款单，核销借款。借款后，本人与财务人员均可通过合思把控实时查看借款、已还款、待还款情况。个人借款单及预付款自动生成凭证，但手动还款不生成，需经财务确认，让备用金管理更加安全、便捷。
高度认可：赛傲生物的诚挚反馈
赛傲生物相关负责人表示，财务管理要合规和高效，就必须先让流程更加透明、规范，尽可能减少人工干预带来的偏差，再依赖系统的专业性、及时性与稳定性。在对比不同费控厂商的产品后，合思的公司报销管理的系统无需报销解决方案更符合赛傲生物现阶段核心诉求。一是，“费控 + 商城”一体化应用流畅度更高；二是，公有云模式部署更敏捷、更安全。从项目接洽到上线交付仅用了三个多月时间，赛傲生物在费用审批、采购管理、差旅订购等方面都得到较大提升，员工、财务及管理层都能切实感受到数字化带来的便捷与高效。
如果您的企业也面临着类似赛傲生物的财务难题，不妨选择合思，我们将为您提供专业的财务数字化解决方案，帮助您的企业提升财务管理效率，实现降本增效的目标。立即联系我们，免费试用公司报销管理的系统，开启您企业的财务数字化转型之旅，让有限的资源发挥更有效的价值。
