在科技飞速发展的今天，企业的数字化转型已成为时代的必然趋势。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场变革中积极探索前行。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。公司内部涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的组织架构，在财务数字化转型过程中，动力源面临着诸多挑战。接下来，让我们深入了解其转型前的困境，以及合思为其提供的高效解决方案。
转型前困境：复杂业务下的财务难题
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，实际效果却与预期存在较大差距。
多系统操作体验差是一大痛点。员工在申请单提交时，需要在各个系统间频繁切换，操作繁琐且效率低下。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是不容忽视的问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了财务管理的难度。在这样的情况下，高效差旅审批成为了动力源亟待解决的问题。
合思方案：一站式财务数字化解决方案
面对动力源的困境，合思为其提供了一套全面的解决方案，即合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的产品组合。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，实现了人员信息的实时共享。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，能够实时归集和统计订单支出成本，为企业的财务管理提供了有力支持。
无需报销模式是合思方案的一大亮点。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，极大地提高了财务工作的效率。
合思系统的连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，真正实现了高效差旅审批。
实施步骤：携手共进打造数字化财务
合思团队与动力源密切合作，在疫情影响的大环境下，项目经理周晓培始终坚守在项目现场，全程参与项目的各个阶段。
项目首先进入准备阶段，双方对动力源的业务需求和现状进行了深入调研和分析，为后续的设计和实施奠定了基础。
蓝图设计阶段，合思团队根据动力源的实际情况，制定了详细的系统方案，确保系统能够满足企业的业务需求和管理要求。
系统实现上线准备阶段，合思团队进行了系统的开发、测试和部署工作，确保系统的稳定性和可靠性。
功能测试阶段，对系统的各项功能进行了全面测试，及时发现并解决问题，保证系统的功能正常运行。
内部运维阶段，合思为动力源提供了持续的技术支持和维护服务，确保系统的正常使用。
在双方高层领导的重视下和项目组成员的共同努力下，项目于2021年5月1日在7家公司成功上线，高效差旅审批成为了现实。
转型成果：数字化转型带来显著效益
动力源实施合思解决方案后，取得了显著的成果和效益。
多系统集成实现了数据互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%，高效差旅审批让员工的报销更加便捷。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的基础性工作中解放出来，有更多的精力去做更有价值的工作。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松。
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务工作的效率和质量都得到了显著提升。
客户评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
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