在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的先驱者，自1995年成立以来，始终在数据通信、智慧能源、新能源汽车等领域深耕细作，不仅成为众多国际知名企业的设备主流供应商，其产品更是广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是凭借卓越的创新能力和专业实力，入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着企业的不断发展壮大，动力源在财务管理方面面临着诸多挑战，而合思的出现，为其带来了全新的云端报销管理解决方案，助力其实现了财务数字化的华丽转身。
动力源痛点剖析：传统报销管理困境凸显
在进行财务数字化转型之前，动力源在报销管理方面面临着诸多难题，这些问题严重制约了企业的运营效率和财务管理水平。
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自研系统整合难，手工报销弊端多
动力源先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。然而，这些系统之间相互独立，形成了一个个信息孤岛，整体流程复杂且系统壁垒高。员工在提交申请单时，需要在不同系统之间频繁切换，操作繁琐。而财务人员在处理报销数据时，只能依靠手工录入，不仅效率低下，还容易出现错误。在发票验真、查重等环节，由于采用手工操作，难以避免假票、错票、重票的情况发生，这不仅增加了财务风险，还让财务人员将大量时间耗费在基础性工作上。 -
系统割裂数据散，信息滞后难决策
同一个报销信息，审批、预算、差标等环节分散在多个系统中管理，无法实现及时联动。这导致财务制度难以有效落地，数据报表只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握准确的数据信息，对业务运营情况缺乏及时的了解和把控，难以做出准确的决策，企业的运营效率受到了极大的影响。 -
业务复杂报销繁，稽核工作难度大
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。同时，不同类型费用的支付方式不同，进一步增加了报销的复杂性，给财务人员带来了巨大的工作压力。 -
组织架构扩展快，流程统一难度高
随着公司组织架构迅速扩展到全国，各地区的管理程度不一致。总部和分公司的出差申请提交方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需要通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，这不仅降低了员工的工作效率，还增加了管理成本。
合思解决方案：全面革新云端报销管理模式
面对动力源在报销管理方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了一套全面的解决方案。
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系统集成打破壁垒，数据互通高效协同
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，打破了数据孤岛，实现了订单支出成本的实时归集和统计，员工无需再在多个系统之间频繁切换，告别了繁琐的操作，大大提高了工作效率。 -
无需报销体验升级，合规结算自动高效
合思为动力源打造了无需报销的模式，业务人员因公消费无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，整个报销流程变得更加高效、便捷。 -
强大连接能力，打通数据流转通道
合思采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率。
方案实施步骤：有条不紊推进转型进程
合思的解决方案并非一蹴而就，而是经过了精心的规划和有序的实施。
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系统集成奠基，搭建转型基础
首先，合思完成了动力源HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步。这一步骤为后续的业务流程优化奠定了坚实的基础，使得各系统之间能够实现数据的顺畅流通，为后续的报销管理提供了准确的数据支持。 -
打造无需报销流程，培训提升合规性
接着，合思为动力源打造了无需报销的流程，并对员工进行了全面的培训。通过培训，员工熟悉了新的消费和报销模式，能够更好地遵守消费合规性要求，确保财务处理的高效性。 -
持续优化连接，保障数据流畅流转
合思利用Open API和自定义流程引擎技术，持续优化与第三方系统的对接。不断完善系统连接，实现业务数据的流畅流转，确保整个报销管理系统的稳定性和高效性。
显著成果展现：动力源报销管理焕然一新
经过一段时间的实施，合思的解决方案在动力源取得了显著的成果。
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多系统集成增效，操作体验全面升级
通过多系统集成，数据实现了互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%，企业的运营成本得到了有效控制。 -
员工体验优化，报销流程简化便捷
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工的使用体验和工作积极性。 -
财务工作减负，合规结算更高效
财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，基础工作压力大大降低。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多的精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等，提高了财务管理的水平。 -
管理全程管控，决策更及时准确
动力源实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源高度评价，邀您开启云端报销管理之旅
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，开启高效财务管理新篇章，现在就可以免费试用合思的云端报销管理解决方案，体验数字化报销带来的便捷与高效！
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