合思档案：破解企业财务档案管理难题，助力报销合规与风险管理

在当今数字化飞速发展的时代，企业面临着诸多财务档案管理的挑战。特别是随着2025年数电票全覆盖目标的推进，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，电子发票接收在政策上合法合规，但数电票管理要求的特殊性，让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同角色在财务档案管理方面都有各自的痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理难以分析利用的问题。财务人员则要应对档案数据量大、整理耗时，需手动逐一匹配、核对确认等枯燥繁复的工作。业务人员在出差、招待后报销时，也觉得纸质票据留存再上交流程繁琐、耗费时间。同时，纸质档案还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业的报销合规与风险管理提供了有力支持。

合思档案：多角色痛点的一站式解决方案

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，在报销合规与风险管理方面迈出坚实步伐。

对于归档员/财务人员，合思档案可提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，能轻松完成档案管理，提高档案利用效率，确保报销流程的合规性。

对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员无需进入档案室，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员也无需与审计重复沟通、补充审计资料，为报销合规与风险管理提供了有力的外部监督保障。

合思档案功能：全生命周期的精细管理

• 电子会计档案全生命周期呵护
  合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能。智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等。预归档服务包括自动归档、业务检测等。基础管理涵盖档号管理、账套管理等。档案服务有身份调查、全文检索等。此外，还有统计分析和应用层的辅助审计等功能，全方位保障报销合规与风险管理。

• 多源采集：灵活高效的数据获取
  在多源采集上，合思档案提供两种方式。接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，有多种便捷手动数据补录方式，确保各类报销数据都能准确采集。

• 智能制档：数据整合与便捷查阅
  智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便在报销合规与风险管理中快速查询相关数据。

• 档案管理：精准管控与灵活扩展
  档案管理方面，合思档案有权限管理，能精准管控。支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，确保报销数据的安全性和合规性。

合思档案核心亮点：高效便捷的管理体验

• 便捷调阅与混序归集
  合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务流转到财务入账，再到档案采集、制档、管理、利用的全流程中，电子档案应收尽收，打破物理空间限制，可在线自由调阅。预置规则引擎能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，为报销合规与风险管理提供了极大的便利。

• 双模式检测保障数据质量
  合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，确保报销数据的合规性。

• 大数据解决方案提升效率
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，为报销合规与风险管理提供了强大的数据支持。

• 共享调阅满足多元需求
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，助力报销合规与风险管理。

合思档案价值：降本增效与数据激活

• 显著降本增效
  合思档案能显著降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%，在报销合规与风险管理方面实现了成本与效率的双重优化。

• 业财系统连接器
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，确保报销流程在整个业务链条中的合规性。

• 让数据“活起来”
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对报销数据的分析和挖掘，为企业的报销合规与风险管理提供更科学的决策依据。

• 资源重组实现效益最大化
  合思档案实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化，进一步加强了报销合规与风险管理。

合思档案典型场景：覆盖企业多元需求

• 报销业务关联匹配
  在企业的报销业务中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联规则梳理，对发票、报销单、回单、凭证等归档数据清单进行关联匹配，通过规则引擎进行档案证据链组装和完整性检测，保障报销业务的合规性。

• 实物档案精细管理
  在实物档案管理场景中，合思档案可实现打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，流程可逆，可根据实际档案管理场景搭配。支持集团共享，批量作业，支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度。同时，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，确保实物档案在报销合规与风险管理中的有效管理。

• 外部审计在线化
  对于外部审计场景，审计人员可通过证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现档案外审在线化、可溯源，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料，为报销合规与风险管理提供了高效的外部审计支持。

• 多系统数据互联
  在企业的多系统数据互联场景中，合思档案可广泛连接各业务系统，实现数据集成。通过业务检测方案核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配，通过跨系统调阅方案使得业务系统可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据，保障报销数据在多系统间的合规流转。

合思档案成功案例：实力见证价值

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业务 + 财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现、管理自动化、企业成本降低等成效，如数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，有效提升了报销合规与风险管理水平。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，在报销合规与风险管理方面取得了显著成效。

中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在低效问题。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为报销合规与风险管理提供了有力保障。

合思档案市场定位与差异化优势

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等。

合思档案拥有自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性。其解决方案具有领先的单套制优势，如便捷调阅不打印，混序归集免组装，能有效解决企业内外交困的档案管理问题，为报销合规与风险管理提供了独特的优势。

合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，具有较强的灵活性和扩展性，能更好地满足企业在报销合规与风险管理方面的多样化需求。

在数电票全面覆盖和企业数字化转型深入的当下，合思档案能助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，降本增效，提升报销合规与风险管理水平。随着时代的发展，合思档案将不断优化升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理服务，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。

如果您的企业也想开启高效、合规、绿色的财务档案管理新模式，提升报销合规与风险管理能力，不妨抓住数字化转型的机遇，选择合思档案。您可以拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，或者扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码了解更多信息并联系我们，还能免费试用合思档案，亲身体验其带来的卓越价值。