在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务数智化发展的必由之路。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。其中，合思推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，更是在这场转型中发挥着重要作用。
2024年，我国电子凭证改革驶入快车道，11月1日铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。在这样的大背景下，电子凭证全流程无纸化成为财务数智化的必然趋势。合思基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业提供了有效的成本控制方案。
传统档案管理痛点剖析
- 纸质档案管理的困境迷局
传统的纸质档案管理在企业运营中面临着诸多痛点，成为企业发展的阻碍。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找时需耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求，这无疑是企业成本控制方案中的一大难题。
COMMUNE幻师也面临着类似的困境。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2个月，且缺乏对电子会计凭证文件的有效管理手段。这不仅增加了企业的运营成本，还降低了工作效率，影响了企业的发展。
云南菜品牌连锁经营同样受到纸质档案管理的困扰。纸质档案打印成本高，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档。档案存储成本也不容小觑，耗费大量的档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。此外，纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，严重影响了企业的成本控制方案实施。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，财务临时保管1年后再移交综合档案管理。独立档案室管理存放纸质档案，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时需人工逐一翻查，效率低下，成本高昂。
合思档案解决方案全景
- 全维服务打造成本控制方案典范
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这一全面的服务体系，为企业提供了有效的成本控制方案。
合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，有效解决了电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题。它提供统一存储、业务证据链完整、数据共享、一站式查阅、银行回单无纸化等功能，打破了数据孤岛，实现了业财一体双向穿透。同时，合思档案具有智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等功能，能够实现电子会计档案全生命周期管理，为企业降低了成本，提高了效率。
核心模块功能揭秘
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档案采集模块：智能互联高效采集
档案采集模块采用开放式接口互联，可自主采集数据。大文件能自动切割，数电票可实现自动化解析。这一模块提高了数据采集的效率和准确性，为企业的成本控制方案提供了有力支持。 -
档案制档模块：精准关联自动组装
档案制档模块具备智能关联、自动组装的功能，还能进行四性检测、业务检测，并提供自定义版式文件。它确保了档案的准确性和规范性，减少了人工操作，降低了成本。 -
档案管理模块：精细管控灵活扩展
档案管理模块实现了精准权限管控，档案目录可灵活扩展。具备水印管理功能，档号符合国标要求。这一模块保障了档案的安全和合规性，为企业的成本控制方案提供了保障。 -
档案利用模块：多维检索便捷利用
档案利用模块支持多维检索、一站式预览，可在线借阅、异构系统联查。实物混序归档，可视化盘点档案数据。它提高了档案的利用效率，为企业节省了时间和成本。
竞争优势凸显价值
- 实力支撑铸就成本控制方案优势
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有强大的资金和技术实力。这使得合思能够不断投入研发，为企业提供更优质的成本控制方案。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这一广泛的服务网络能够为客户提供及时、专业的服务，确保企业在使用合思档案时遇到的问题能够得到及时解决。
合思档案成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断升级和完善。其能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，如多家企业使用合思档案后，在减少人工耗时、节约成本、提高效率等方面取得显著成效，充分体现了其在成本控制方案中的价值。
成功案例彰显成效
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好想你：大幅降本高效运营
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这一显著成效充分证明了合思档案在成本控制方案中的有效性。 -
COMMUNE幻师：绿色办公节约成本
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。实现了绿色办公，同时降低了企业的运营成本。 -
云南菜品牌连锁：全面无纸化降本增效
云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%，达到了100%的合规降本，为企业的成本控制方案提供了成功范例。 -
金牌橱柜：精准提效合规运营
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。有效提高了企业的工作效率，确保了档案的合规性。
优质服务体系保障
- 研发售后双轮驱动成本控制方案
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断投入研发力量，推动产品的升级和创新。这使得合思档案能够紧跟时代发展的步伐，为企业提供更先进的成本控制方案。
合思在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供及时的服务和支持。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大了服务范围，确保客户在不同地区都能享受到优质的服务。合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的财务数智化服务，解决客户在财务数字化转型过程中的问题，保障了企业成本控制方案的顺利实施。
合思档案在电子凭证数字化转型中发挥着重要作用，它能够推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。越来越多的企业选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。随着电子凭证改革的不断推进，合思档案将持续发挥其优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务。合思也将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品，助力企业在财务数字化转型的道路上取得更大的成功。如果您想体验合思档案带来的成本控制方案优势，不妨免费试用一下。
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