在数字化浪潮席卷全球的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开启了航空运输电子客票行程单全面数字化的征程。这些举措宛如催化剂，加速我国电子凭证改革驶入快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场波澜壮阔的财务数智化变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，犹如一颗璀璨的明星，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业档案数字化转型注入了强大动力。
市场形势：数字化浪潮下的档案管理新需求
企业档案数字化是财务数智化的必由之路。在当前经济环境下，电子凭证全流程无纸化不仅是一种创新的管理模式，更是企业提升竞争力的关键所在。它犹如一把神奇的钥匙，能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境。
会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业的数字化转型。这不仅有利于降低单位运行成本及资源消耗，还能推动企业实现数字化和绿色化的协同发展，为企业的可持续发展奠定坚实基础。
痛点分析：传统档案管理的困境与挑战
在传统会计档案管理模式下，企业面临着诸多问题和挑战。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针，耗费大量时间和精力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。而且，纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。
高新兴科技集团同样面临着类似的困扰。其报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档等繁琐操作，不仅占用了库房人员的大量管理成本，而且借阅流程及实物借出手续繁琐。电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化的控制机制。目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，且不能实现跨系统调阅。
解决方案整体策略概述：合思档案的破局之道
面对市场的痛点和挑战，合思档案提出了一套全面而系统的解决方案。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案具有全流程合规化、自动化、数字化的显著特点，涵盖档案采集、制档、管理、利用四个关键环节。它就像一位智能管家，能够为企业提供高效、便捷、安全的档案管理服务，帮助企业轻松应对档案管理的各种难题。
核心模块：合思档案的强大功能
- 智能采集：数据采集的智慧引擎
合思档案的智能采集模块通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行档案数据的采集，支持大文件自动切割、数电票自动化解析。它就像一个敏锐的信息猎手，能够快速、准确地采集各种档案数据，为企业的档案管理提供坚实的数据基础。 - 预归档服务：数据处理的先锋部队
预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等功能，对采集到的数据进行初步处理和分类。它如同一位细心的分拣员，能够将杂乱无章的数据进行有序整理，为后续的档案管理工作做好充分准备。 - 基础管理：档案管理的坚实基石
基础管理模块包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，实现了对档案的精准权限管控和档案目录的灵活扩展。它就像一座坚固的城堡，能够确保档案的安全存储和高效利用，为企业的档案管理提供可靠的保障。 - 档案服务：档案利用的智慧助手
档案服务模块提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务，支持多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等功能。它就像一位贴心的顾问，能够为企业提供全方位的档案利用服务，帮助企业充分挖掘档案的价值。
竞争优势：合思档案的独特魅力
与传统档案管理方式相比，合思档案具有诸多显著优势。它实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。
合思档案能够有效降低企业的成本，包括耗材成本、存储成本和人力成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后年总节约成本可达338,910元。这不仅为企业节省了大量的资金，还提高了企业的经济效益和竞争力。
成功案例：合思档案的实践验证
合思档案在不同行业的成功应用，充分展示了其强大的实际应用效果。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。这些成功案例充分证明了合思档案在企业档案数字化转型中的重要作用和价值。
服务体系：合思的全方位保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这就像一张庞大而紧密的服务网络，能够为客户提供及时、高效、优质的服务。
合思为客户提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等。无论客户在哪个环节遇到问题，都能得到合思专业团队的支持和帮助，让客户无后顾之忧。
结尾：展望未来，共创数智化新篇章
合思档案在财务数智化领域具有重要的意义和价值。它基于在行业应用中的深度应用与案例经验，发布的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。在未来的发展道路上，合思档案将继续秉持创新精神，不断提升自身的技术实力和服务水平，为更多企业提供更加优质、高效的档案管理解决方案。
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