在数字化浪潮席卷全球的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度大步迈进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路，它犹如一股强劲的东风，助力企业优化管理流程，降低运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于其在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》更是为企业提供了极具价值的参考与借鉴。
传统财务档案管理痛点剖析
在传统财务档案管理模式下，企业仿佛陷入了一座迷雾重重的迷宫，面临着诸多棘手的问题。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。
COMMUNE幻师则饱受档案耗材、打印、存储成本高的困扰。门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也无法得到有效管理，这无疑给企业的财务管理带来了极大的阻碍。
高新兴科技集团在报销、采购付款等业务流程中，需要进行打印、整理、装订及归档等繁琐操作，占用了大量的库房人员管理成本。借阅流程及实物借出也十分繁琐，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。
海亮教育科技服务集团企业业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难。实物档案资料存储占用大量物理空间，还需设置专人进行管理，成本居高不下。
合思档案整体解决方案策略
面对企业在传统财务档案管理中遇到的种种难题，合思档案犹如一位睿智的领航者，为企业提供了一套全面而有效的整体解决方案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合财务数据分析以及聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
它实现了全流程的合规化、自动化、数字化。在档案采集环节，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析；档案制档环节，实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件；档案管理环节，具备精准权限管控·档案目录灵活扩展的特点；档案利用环节，支持多维检索·一站式预览。
此外，合思档案通过统一的服务平台和信息共享平台，实现了工程文件和财务文件从产生、收集、整理、归档、存储、利用到销毁或长期保存的全过程系统化、电子化管理。它还提供电子凭证采集、验签、解析、校验；自动填报、自动入账；封装入账结构化信息；自动归档等功能，支持文件传输、邮件短信、系统直联等，同步原始凭证信息至档案服务。
合思档案核心模块功能揭秘
合思档案的功能蓝图犹如一幅精密的画卷，为企业财务管理勾勒出了清晰而美好的未来。
它支持便捷调阅不打印，混序归集免组装。电子会计档案全生命周期管理涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等多个环节。智能采集通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等实现；预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等。
业务层涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，还有核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。
合思档案竞争优势凸显
与其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的资金实力和技术研发能力。这使得合思档案在技术创新和产品升级方面始终保持领先地位。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这意味着合思能够为客户提供更广泛、更及时的服务，及时响应客户需求，提供本地化的支持。
合思档案的成长历程丰富而辉煌。从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，它不断紧跟政策和市场需求进行升级。
合思档案能实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，还能为企业节约成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年总节约成本可达338,910元。
合思档案成功案例见证
众多企业在使用合思档案后，取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师通过合思档案实现了无纸化管理，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云海肴使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
合思服务体系保障
合思拥有完善的服务体系，为客户的使用提供了坚实的保障。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，能够不断进行技术创新和产品升级，为客户提供更先进的财务数智化解决方案。
在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能及时响应客户需求，提供本地化的服务和支持。
合思秉承以客户为中心的服务理念，从产品的提供到后续的使用过程中，都能为客户提供全方位的服务，确保客户能够顺利使用合思的产品和服务实现降本增效、合规经营和低碳运营。同时，合思通过不断完善服务体系，能够根据不同行业、不同企业的需求，提供个性化的财务数智化解决方案，满足客户多样化的需求。
合思档案在财务数智化领域发挥着至关重要的作用，它帮助众多企业解决了传统财务档案管理中的痛点问题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。随着我国电子凭证数字化转型的进一步加快，合思档案将在电子凭证全链路智能流转的数智化新局面中发挥更大的作用。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品与服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。其成功案例和良好的市场反馈，也为未来在财务数智化领域的持续发展奠定了坚实的基础。
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