在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度大步迈进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本完成数字化适配。曾经困扰企业的电子凭证接收、报销、入账、归档等难题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代变革的机遇。为推动电子凭证数字化转型，合思精心打造了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业中的深度应用和丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的智能化财务方案。
传统财务档案管理痛点剖析
传统财务档案管理模式犹如一座陈旧的城堡，存在着诸多难以攻克的痛点。在当前经济环境下，这些痛点严重制约了企业的发展效率和成本控制。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档工作中，宛如陷入了一个繁琐的迷宫。财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，每一个细节都需要反复核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，纸质档案遗失的情况难以避免，一旦档案丢失，查找和补办的过程更是耗时耗力。此外，纸质档案受限于时间和空间，查找时需要耗费大量的时间和精力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，增加了企业的运营成本。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足现代企业的管理要求。
COMMUNE幻师则面临着成本高、效率低和合规难的问题。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，这无疑是一笔不小的开支。门店报销周期长达2个月，漫长的报销流程让员工苦不堪言，也影响了企业的资金流转效率。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，使得企业在合规方面面临着巨大的风险。
云南菜品牌连锁经营由于多地直营门店众多，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本居高不下。档案存储耗费了大量的档案盒、档案柜等资源，而电子源文件却无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量的纸质档案资料查找困难，需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，影响了企业的决策效率。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在档案管理的各个环节都面临着挑战。在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作量巨大。在保管环节，财务临时保管1年后需要移交综合档案管理，增加了档案管理的复杂性。在存储环节，独立档案室管理存放纸质档案，占用了大量的空间。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时需要人工逐一翻查，效率低下。
合思档案解决方案策略
合思档案犹如一把利剑，精准地斩断了传统财务档案管理的诸多痛点，为企业提供了一套智能化财务方案。
合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。在智能采集环节，它整合了外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够快速、准确地采集各种档案数据。预归档服务集成了多种功能，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案数据的准确性和完整性。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，为企业提供了全面的档案管理保障。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，帮助企业更好地利用档案数据，做出科学的决策。
财务档案在合思档案的管理下实现了「采制管用」全生命周期管理，全流程合规化、自动化、数字化。档案采集采用开放式接口互联，实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析，大大提高了采集效率。档案制档实现智能关联、自动组装，同时进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的规范性和准确性。档案管理采用精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理和档号符合国标要求，保障了档案的安全性和合规性。档案利用实现多维检索、一站式预览，在线借阅和异构系统联查，实物混序归档和可视化盘点档案数据，让企业能够更加便捷地利用档案资源。
合思档案核心模块揭秘
合思档案的业务层涵盖了企业内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等。核算系统包括财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等，为企业提供了全面的财务数据支持。应用层则有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等功能，帮助企业更好地进行财务管理和决策。
合思档案的电子凭证中心上线后，全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。这意味着企业可以更加高效地处理电子凭证，实现电子凭证的全流程管理，提高财务管理的效率和准确性。
合思档案竞争优势突显
合思作为专精特新企业，在智能化财务方案领域具有强大的竞争力。成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，雄厚的资金实力为其技术研发和服务提供了坚实的保障。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够为客户提供更加及时、高效的服务，满足客户的不同需求。
合思档案具有自动化归档的特点，告别了重复性工作，让财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供有力支持。
合思档案行业成功案例展示
合思档案在不同行业都取得了显著的成效，为企业带来了实实在在的收益。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。这不仅提高了企业的工作效率，还降低了企业的运营成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这使得企业在环保和成本控制方面取得了双赢。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，实现了看得见的降本增效。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省了大量的打印和存储成本。财务档案利用便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达到了100%。这使得企业的档案管理更加高效、合规。
合思服务体系保障
合思始终秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的保障。在北京、杭州、南昌设立的研发中心，不断进行技术创新和产品升级，确保合思档案始终处于行业领先水平。全国22个城市的直营服务网络和500+合作伙伴，能够为客户提供及时、高效的服务，解决客户在使用过程中遇到的问题。
合思通过敏捷的财务收支管理平台，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这使得企业能够在一个平台上实现多种财务管理功能，提高财务管理的效率和准确性。
合思档案在推动电子凭证数字化转型方面具有重要的意义和价值。它帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让企业的资源得到更有效的利用。《电子会计档案实践案例集》的发布，将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
展望未来，电子凭证数字化转型的前景一片光明。合思将继续发挥自身优势，不断创新和完善智能化财务方案，为企业提供更加优质的服务。如果您想体验合思档案带来的便捷和高效，不妨点击免费试用，开启企业财务管理的新篇章。
