合思档案：破解企业财务档案管理难题，助力数智化转型

在当今的企业运营中，财务档案管理是一项至关重要却又充满挑战的工作。纸质档案管理模式存在着诸多难以忽视的问题。例如好想你健康食品股份有限公司，在财务归档时需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况时有发生。查找纸质档案也受到时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，不仅耗费大量时间，还影响工作效率。大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代化的管理要求。

像COMMUNE幻师这样的企业，面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也无法得到有效管理。云南菜品牌连锁经营企业，不仅纸质档案打印成本高，多地直营门店大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储成本也不容小觑，档案存储耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。而海量资料的查找更是困难重重，需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。高新兴科技集团同样存在档案管理成本高、流程繁琐、存在隐患以及利用效率低等问题。

面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全面的财务数智化服务解决方案。

数智领航：合思档案解决方案概述

合思作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。

合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。基于其在行业应用中的深度经验和丰富案例，合思档案能够有效解决企业在财务档案管理方面的诸多问题。它可以实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，推动企业真正实现数字化转型。

合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。无论企业身处何地，都能享受到合思专业的服务。

功能闪耀：合思档案核心功能亮点

合思档案在功能蓝图方面独具特色，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案的全生命周期管理。其功能涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个方面。

在档案采集环节，合思档案具备开放式接口互联·自主采集功能，能够实现大文件自动切割，对数电票进行自动化解析。这使得企业可以方便地从外部生态（如通过OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如利用EAI插件、API接口等）采集档案信息。

档案制档环节，合思档案实现了智能关联·自动组装，能够进行四性检测、业务检测，并支持自定义版式文件。这大大提高了档案制档的效率和准确性。

在档案利用方面，合思档案可实现多维检索·一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，还能进行实物混序归档、可视化盘点档案数据。这使得企业在查询和使用档案时更加便捷高效。

效益凸显：使用合思档案的收益

使用合思档案能为企业带来显著的收益。在成本节约方面，以一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。

在效率提升上，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时；云南菜品牌连锁经营企业使用合思档案后业财融合提升了80%，财务提效90%。

在合规性方面，合思档案能保证财务档案的原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。在票据合规审计方面，审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计人员通过专用的账号可以下载所需要的电子源文件，确保高效合规。

此外，合思档案还能助力企业实现低碳可持续发展。如杭州西湖城市建设投资集团通过无纸化改造，仅在单据打印方面每年就可节约10万张A4纸，相当于森林中40颗大树，约等于650kg二氧化碳。

场景多元：合思档案典型应用场景

合思档案在多个业务场景中都有着出色的应用。
在电子凭证处理场景中，合思档案可实现电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档。其涵盖的电子凭证种类丰富，包括国税总局的数电票、增值税电子普通发票，银行的银行电子回单、银行电子对账单，国铁集团的数电票，航空公司的航空运输电子客票行程单，中央部门的电子非税收入一般缴款书、财政电子票据等。在票据合规审计时，这些电子凭证的规范处理为审计工作提供了有力支持。

在档案管理场景中，合思档案可对内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等进行统一管理，实现档案的存储、检索、借阅、销毁等功能。这有助于企业建立完善的档案管理体系，方便在票据合规审计时快速准确地提供相关档案。

在审计场景中，合思档案能辅助审计工作，提供证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案等功能，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。对于票据合规审计来说，这些功能可以提高审计的准确性和效率。

在业务流程优化场景中，无纸化简化了业财流程，将业务时间归还业务。如高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率，档案利用更便捷。在票据合规审计过程中，优化的业务流程可以减少审计的难度和工作量。

案例见证：合思档案客户成功故事

众多企业已经通过使用合思档案获得了良好的效果。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破了数据壁垒，实现了数据同源，为财务人员提供了便捷的利用方式，一键联查，工作效率得到有效提升。在票据合规审计方面，自动组装功能使得审计更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，预计减少综合成本20万元/年。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，去人工化减少了人力成本50%，提高了效率。资产化深度分析档案数据，满足了内审需求，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。在票据合规审计中，自动化的归档和数据分析为审计提供了准确的数据支持。

金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。实现了业务证据链完整，搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理，助力降本增效，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。在票据合规审计中，完整的业务证据链和高效的档案管理为审计工作提供了坚实的保障。

帆书通过合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据。财务结账效率提高了50%，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。在票据合规审计时，数字化的档案存储和高效的管理使得审计更加便捷。

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