合思档案：解锁企业业务合规管理新境界

在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这一变革对企业财务档案管理提出了更高要求。数电票需经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，企业财务档案管理的信息化建设迫在眉睫。

与此同时，纸电混合时代也给企业带来了诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的问题；财务人员要处理大量档案数据，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配、核对确认；业务人员报销纸质票据流程繁琐，浪费大量时间。

此外，纸质档案存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等。

企业在数字化推行过程中，虽通过 OA 系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存的困境，数据存储依赖线下载体，难以确保企业财务档案管理合规，全面数字化目标难以实现。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的业务合规管理提供了有力解决方案。

精准施策：合思档案化解管理痛点

合思档案针对上述痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，有力保障了企业的业务合规管理。

对于 CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营，在业务合规管理方面发挥重要作用。

对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，进一步强化了业务合规管理。

对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，审计人员无需进入档案室，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计重复沟通补充审计资料，确保了业务合规管理的顺利进行。

功能全景：合思档案实力大揭秘

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入，为业务合规管理提供了全面的数据支持。

• 智能制档：高效整合的档案魔法
  会计档案关联规则可视化配置是合思档案智能制档的一大特色。不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少 90%人工匹配工作量。还有关联检索等辅助功能及手工修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，有效促进了业务合规管理。

• 档案管理：精细管控的坚实堡垒
  权限管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录支持自定义分类、字段维护、新增创建等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展，为业务合规管理提供了精细的管控手段。

• 档案应用：便捷利用的价值挖掘
  多维检索支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览可实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。可视化盘点档案数据实现资产化，档案借阅服务让借阅人在线查看、支持下载，管理员借阅过程透明化，一键到期催还，充分挖掘档案价值，助力业务合规管理。

核心亮点：合思档案闪耀独特光芒

• 便捷调阅：打破空间束缚的自由之旅
  合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索可快速定位相关档案，融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，为业务合规管理带来了极大便利。

• 大数据解决方案：海量数据的高效处理
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，为业务合规管理提供了强大的技术支撑。

• 双模式检测：数据安全的坚固防线
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，为业务合规管理筑牢了安全防线。

• 实物备查：线上线下融合的创新管理
  实物备查功能智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，进一步完善了业务合规管理体系。

价值体现：合思档案赋能企业发展

合思档案为企业带来了显著的价值。它实现了显著的降本增效，让企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，保障管理合规性，有力推动了业务合规管理。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，为业务合规管理提供了全面的支持。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，为企业的业务合规管理提供了数据驱动的决策依据。

资源重组方面，合思档案实现了企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，进一步强化了业务合规管理。

典型场景：合思档案应用广泛

在企业日常财务报销业务中，合思档案可实现发票、报销单、回单、凭证等档案数据的自动关联匹配，形成完整档案证据链，方便财务人员进行审核和管理，保障了业务合规管理。

外部审计时，审计人员可通过合思档案的共享调阅解决方案，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，无需财务人员与审计重复沟通补充审计资料，确保了审计过程的业务合规管理。

企业在处理数电票相关业务时，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，有力促进了业务合规管理。

对于实物档案管理，合思档案可实现打标 – 到单 – 装盒 – 上架等流程，支持集团共享、批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，实现实物档案全流程线上化管理，完善了业务合规管理的各个环节。

成功案例：合思档案成效显著

某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次，有效保障了业务合规管理。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案单套制管理方案实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，为业务合规管理树立了典范。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，采用合思档案的单套制管理方案后，统一储存档案数据，业务证据链完整，实现数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，有力推动了业务合规管理。

某中国最大的 K12 民办教育集团之一，面临采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案的单套制管理方案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为业务合规管理提供了成功范例。

市场定位：合思档案独具优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技 50 强等荣誉，通过 SOC1、SOC2 安全认证、信息安全等级保护三级认证，在业务合规管理领域具有强大的实力和良好的口碑。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，为业务合规管理提供了先进的技术保障。

合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足企业多样化的档案管理需求，进一步提升了业务合规管理的灵活性。

合思档案在档案证据链完整性检测方面具有独特优势，通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为业务合规管理提供了坚实的保障。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，深度应用会计档案价值，为企业带来显著的降本增效、数据价值挖掘等多方面的效益，全方位保障企业的业务合规管理。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断创新和完善，持续为企业提供更加优质、高效、合规的财务档案管理解决方案，引领企业财务档案管理迈向新的高度，进一步推动企业的业务合规管理。

如果你还在为企业财务档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案，它将成为你企业数字化转型道路上的得力助手。现在就可以访问 www.hosecloud.com 免费试用，开启高效、合规的财务档案管理之旅，全面提升企业的业务合规管理水平。