在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，早在1995年便已成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品更是广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。
2021年，动力源与合思携手，引入智能费用控制工具，开启了一场财务数字化转型的全新征程，以应对其在转型过程中遭遇的诸多难题。接下来，让我们深入了解这一客户案例，探寻智能费用控制工具如何助力动力源实现财务数字化的飞跃。
业务迷局：动力源财务数字化转型前的困境
动力源早在2011年就踏上了财务数字化转型和业财融合的道路，企业自建了多个系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。这些系统虽然各自发挥着一定作用，但整体流程复杂，系统之间犹如一道道难以跨越的壁垒，导致实际效果与预期目标相差甚远。
多系统操作带来的糟糕体验，让员工和财务人员苦不堪言。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，就像在迷宫中寻找出路，既浪费时间又容易出错。而财务人员在处理报销数据时，只能通过手工录入的方式，不仅效率低下，而且在发票验真、查重等环节也只能依靠手工操作，这就使得假票、错票、重票等情况难以避免，给企业的财务管理带来了极大的风险。
系统的割裂还导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息在多个系统中分散管理，各个系统之间无法及时联动，财务制度难以有效落地。数据报表的统计也只能依赖手工完成，管理者无法实时掌握准确的数据信息，这就如同在黑暗中摸索前行，难以做出科学有效的决策。
动力源的业务覆盖面广泛，报销模式也十分复杂。其主营的通讯基站建设业务，业务人员需要高频深入乡镇开展项目。这就使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型的费用支付方式也各不相同，进一步增加了财务管理的难度。
破局之钥：合思智能费用控制工具解决方案
面对动力源的诸多痛点，合思提供了一套全面的智能费用控制工具解决方案，犹如一把精准的钥匙，为动力源打开了财务数字化转型的新大门。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构等数据与智能费用控制工具进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与该工具同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，让企业的财务管理更加精准高效。
合思创新性地推出了无需报销模式。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，从源头上确保了消费的合规性。财务人员则可以进行统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细也会自动绑定，最后凭证自动生成，还能实现一键归档。这一系列自动化操作，大大简化了报销流程，提高了工作效率。
智能费用控制工具具有强大的系统连接能力。它采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人处，业务数据可以跨系统同步应用，从而加快了业务处理和数据统计的效率。
稳步推进：合思解决方案的实施步骤
合思解决方案的实施是一个循序渐进、稳步推进的过程。
首先，进行系统集成工作。将动力源的HR系统、BPM系统等与智能费用控制工具进行数据同步，这是整个实施过程的基础。通过系统集成，为后续的财务管理工作搭建了一个高效的数据共享平台，确保各个系统之间能够实现无缝对接。
在系统集成完成后，逐步推行无需报销模式。这一过程需要引导员工适应新的消费和报销流程，让他们逐渐熟悉并接受这种更加便捷、高效的方式。同时，加强对财务人员的培训，使他们能够熟练掌握新系统的操作，确保系统的顺利运行。
在实施过程中，持续优化系统连接是关键。通过Open API和自定义流程引擎技术，不断完善与第三方系统的对接，确保数据能够顺畅流转，业务能够高效处理。合思团队会根据动力源的实际需求和业务变化，及时调整和优化系统，以适应企业发展的需要。
显著成效：智能费用控制工具带来的价值提升
合思的智能费用控制工具为动力源带来了显著的成果与效益。
多系统集成实现了数据的互通，全面革新了操作体验。员工的报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作的积极性和满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员再也无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的基础工作上，工作压力得到了极大的缓解。从手动制作单据到智能制单的转变，让财务人员能够节省更多的精力，去从事更有价值的财务管理工作，如财务分析、预算规划等。
智能费用控制工具实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地通过系统查看财务数据，动态掌握企业的运营信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，并对业务运行做出高效、及时、准确的决策。这彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让企业的财务管理更加科学、透明。
高度认可：动力源的积极反馈
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的智能费用控制工具给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间提供解决方案。合作不仅仅是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，利用智能费用控制工具敏捷、丰富的无需报销应用场景，配合企业的全球化业务发展。
在当前经济环境下，众多像动力源这样的专精特新企业都通过合思的智能费用控制工具实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，不妨选择合思的智能费用控制工具，开启财务数字化的新征程。现在，您可以免费试用合思的智能费用控制工具，亲身感受它为企业带来的变革与价值。
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