合思档案：引领企业财务档案管理数字化转型

在数字化浪潮汹涌的当下，企业财务档案管理正面临着数电票扩张带来的全新挑战。2025 年数电票将完成全覆盖，目前全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖。因数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如及时雨般出现，为企业提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的电子会计档案管理解决方案，解决企业内外交困的档案管理问题。合思创立于 2014 年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，服务 6000 + 企业客户，拥有广泛的服务网络和强大的技术实力。合思档案可以助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

数电票扩张下的市场风云

在数电票不断扩张的形势下，企业财务档案管理面临着巨大的政策和市场压力，电子会计档案管理已成为企业的必然选择。

从政策层面来看，国家不断出台相关政策肯定电子会计档案的法律效力。2016 年 1 月 1 日实施的《会计档案管理办法》，明确满足相关条件时，电子会计档案可仅以电子形式归档；2020 年 3 月 23 日发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，再次肯定电子凭证的法律效力，满足条件可仅以电子会计凭证报销入账归档；2022 年 9 月 15 日要求 2022 年底前实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等；2023 年 4 月 28 日推动电子凭证从开具、接收到处理、归档等环节全流程标准化无纸化处理。从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。

在市场方面，全国 36 个省市区实现数电票试点全覆盖，数电票须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件要求写入财务入账信息。这使得企业需要专业的电子会计档案管理平台来适应这些新要求。而且，企业在推行数字化的过程中，在归档、储存环节并未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体，电子会计档案是实现企业全面数字化的“最后一公里”。

纸电混合时代的档案管理困境

在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理问题，涉及成本、效率、合规等多个方面。

企业高管常常为纸质档案管理成本高而发愁。纸质档案不仅储存占地，而且档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用。这使得企业在决策时缺乏有效的数据支持，影响企业的发展战略。

财务人员则深受档案数据量大的困扰。整理档案耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，热情都被消磨殆尽。这不仅降低了工作效率，还容易出现错误，影响财务工作的准确性。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间。这增加了业务人员的负担，也影响了企业的运营效率。

企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等。

合思档案的全方位解决方案

合思档案为不同角色提供了整体解决方案，将管理与服务完美融合。

对于 CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理。它能够提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

对于归档员/财务人员，合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案的核心功能模块

合思档案拥有多个核心功能模块，为企业的财务档案管理提供强大支持。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

档案扩展解决方案具有可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

费控系统与税务系统、OA 系统、资金系统、影像系统、财务系统等多系统连接，满足企业财务收支管理的多样化需求。

数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

合思档案的独特竞争优势

合思档案在技术、合规性、降本增效等方面具有独特优势。

合思自主研发工具包，拥有更加强大的数据获取、验签、解析能力。它持续迭代、接口开放，能够更好地适应数电票管理要求的特殊性。

在合规性方面，合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，满足国家相关政策对电子会计档案全生命周期管理闭环的要求，实现归档即合规。

合思档案还能为企业节约大量成本。它可以 70%节约纸张成本，75%节约整理成本，同时提高检索效率，实现 90%检索效率提升，确保 100%管理合规性。

此外，合思档案具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。

合思档案的成功实践案例

众多不同类型企业使用合思档案取得了显著成效。

某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，帮助企业实现业财一体，管理自动化，流程精简，降本增效，数据指标显著提升。

某集团型企业档案管理流程复杂，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一等。合思档案的单套制管理方案实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

某民办教育集团业务系统多，档案管理存在采集、存储、整理、利用等多方面的低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思的全方位服务体系

合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全面服务。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

客户可以通过电话 400 – 105 – 6505 进行咨询服务，方便随时联系。同时，合思拥有官方网站 www.hosecloud.com，客户可以在网站上了解更多产品信息和服务内容。此外，还提供微信公众号和微信小程序服务，客户可以通过扫描二维码关注，获取相关资讯和便捷服务。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。合思档案的多种解决方案和服务体系，能够为不同规模、不同行业的企业提供定制化的档案管理服务，帮助企业提升管理效率，降低成本，增强竞争力。如果你想体验费用管控解决方案带来的便捷与高效，不妨免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章。