在当今竞争激烈的商业世界中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的先驱者，自1995年成立以来，一直致力于数据通信、智慧能源、新能源汽车等领域的发展，其产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。这家拥有2400名左右员工、8家子公司、全国30多个办事处以及海外分支机构的企业，业务覆盖24个1级部门、81个2级部门，分属5个业务线和2个营销中心，使用部门涵盖营销、人力、财经、IT、战略、生产等多个领域。然而，随着业务的不断拓展，动力源在财务数字化方面遭遇了诸多难题，多部门费用协同成为了亟待解决的问题。
传统模式困境：多部门费用协同痛点凸显
2011年，动力源开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。但理想很丰满，现实却骨感。大量自研系统难以整合，传统手工报销模式的弊端逐渐显现。
多系统操作体验差，员工在申请单提交时需要在各个系统间频繁切换，报销数据还得财务手工录入系统。发票验真、查重都靠手工完成，假票、错票、重票的情况屡见不鲜。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。
系统之间相互割裂，数据分散且信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，管理者也无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时调整。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。主营的通讯基站建设业务，让业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用的支付方式不同，操作十分复杂。多部门费用协同在这样的情况下困难重重，严重影响了企业的运营效率。
合思方案登场：破解多部门费用协同难题
为了解决动力源面临的这些问题，合思提供了一套全面的解决方案，有效实现了多部门费用协同。
– 系统集成：打破数据孤岛
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统的繁复操作，为多部门费用协同提供了数据基础。
– 无需报销：提升员工体验
业务人员因公消费时可以免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种无需报销的模式简化了报销流程，提高了多部门费用协同的效率。
– 强大连接：加速业务流转
合思费控具备强大的系统连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计效率，促进了多部门费用协同。
专业实施步骤：保障多部门费用协同落地
合思解决方案的实施过程严谨且专业，确保了多部门费用协同的顺利落地。
首先，对动力源现有的系统和业务流程进行全面梳理，明确各系统之间的数据关联和业务逻辑，为后续的系统集成做好充分准备。
接着，逐步完成HR系统、BPM系统等与合思费控的对接工作，确保数据能够准确同步和流畅交互，为多部门费用协同提供技术支撑。
然后，对动力源的员工进行培训，使他们熟悉无需报销等新功能的操作流程和使用方法，提高员工的接受度和使用效率，促进多部门之间在费用管理上的协同合作。
在实施过程中，不断进行测试和优化，及时解决出现的问题，确保解决方案的稳定性和可靠性，保障多部门费用协同的持续有效运行。
显著成果效益：见证多部门费用协同价值
合思解决方案为动力源带来了显著的成果和效益，充分体现了多部门费用协同的价值。
– 操作体验革新
多系统集成使得数据互通，员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提高了员工的满意度，也促进了多部门之间在费用报销方面的协同。
– 财务管控升级
在财务方面，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，提升了财务部门与其他部门在费用管理上的协同效率。
– 管理决策优化
在管理方面，实现了事前预算、事中控制、事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，加强了各部门在费用管理决策上的协同。
客户高度评价：认可多部门费用协同成效
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也证明了合思在实现多部门费用协同方面的能力。
如果您的企业也面临着类似动力源的财务数字化难题，多部门费用协同困难，不妨选择合思的解决方案，开启高效、便捷、合规的财务数字化之旅，让有限更有效。现在就可以免费试用合思解决方案，亲身体验多部门费用协同带来的变革。
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