在当今竞争激烈的商业环境中，企业的预算与成本控制策略显得尤为重要。世界 500 强旗下的一家教育服务品牌，在财务领域面临着诸多挑战，而合思为其量身定制的解决方案，成功助力其实现了财务数字化转型，彰显了卓越的预算与成本控制策略。
该教育服务品牌虽然有着强大的背景和广泛的业务，但在财务方面却遭遇了困境。企业内部业务、财务系统众多，且相互独立，犹如一座座信息孤岛，导致结构化数据提取困难重重。电子发票的处理流程繁琐不堪，打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。实物存档更是占据了大量的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。而且，档案损坏的情况时有发生，使得企业面临着合规风险。重复的纸质档案录入操作不仅耗费大量时间，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求高，进一步增加了工作的复杂性和工作量。同时，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人借阅，导致档案资产利用率低下。
业务迷雾：探寻财务痛点根源
这家教育服务品牌的业务规模庞大，业务和财务系统众多且相互独立，这就导致了数据的割裂。结构化数据难以提取，电子发票处理流程繁琐，使得财务工作效率低下。实物存档需要大量的物理空间和专人管理，增加了成本的同时，还面临着档案损坏和合规风险。重复的纸质档案录入操作容易出错，装订工作要求高，进一步加重了财务人员的负担。实物凭证与业务分散，档案查阅不便，资产利用率低下，这些问题都严重影响了企业的财务管理水平。
合思妙方：全生命周期电子化档案管理
合思针对该客户的问题，提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，包括电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等，自动封装接口达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，实现档案应收尽收。接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，方便数据的获取和录入。具备自动归档功能，涵盖智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等环节，实现了档案管理的自动化和规范化。会计类档案管理范围全面，内部包括凭证、订单、会计账薄、财务会计报告、应付采购单、审批单据、进项报销单、销项应收单等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单、税控类电子发票、影像文件、财政电子票据、电子客票、电子行程单、合同等。
落地之旅：解决方案实施步骤
首先，通过多种接口传输方式，如影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，将各类档案数据采集到系统中。系统对采集到的数据进行智能组单和四性检测，确保数据的准确性和完整性。完成检测后，进行电子档案管理和实物档案管理，将档案进行分类存储和归档。最后，通过权限监控等手段，保障档案的安全和合理使用，同时提供档案借阅、移交、鉴定、销毁等服务。
成效显著：实施方案后的硕果
实施合思的解决方案后，该教育服务品牌取得了显著的成果和效益。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，大大提高了工作效率。档案多维度穿透查询功能以电子借阅为主，简便高效，方便了档案的查阅和使用。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。实现财务数据自动化率 91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。
客户盛赞：真实反馈见证价值
该客户对合思的解决方案给予了高度评价。合思的解决方案极大地提高了他们的财务管理效率，实现了财务数据的自动化处理，让他们在规模扩张的同时，无需大量增加财务人员。电子会计档案管理系统让档案管理变得更加便捷和高效，多维度穿透查询和电子借阅功能节省了他们大量的时间和精力。他们很高兴能够通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，这不仅提升了他们企业的形象，也为他们未来的发展奠定了坚实的基础。财务会计档案电子化改造后，节约了大量的物理存储空间和维护成本，这对于他们企业来说是实实在在的效益提升。
在当前的经济环境下，企业的预算与成本控制策略至关重要。合思拥有专业的顾问和技术支持团队，为客户提供全方位的服务保障，能为企业量身打造个性化的解决方案。合思具有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。合思的解决方案已帮助众多企业实现财务数字化转型，取得了显著的成果和效益，值得其他企业信赖和选择。如果你也想优化企业的预算与成本控制策略，不妨来免费试用合思的解决方案，开启财务数字化转型之旅。
