合思档案：开启企业财务档案管理数智化新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业信息化建设已成为提升竞争力的关键因素。2025年数电票将实现全覆盖，这一变革让企业财务档案管理面临全新挑战，企业信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临诸多档案管理难题。企业高管为纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用而困扰；财务人员被海量档案数据、繁琐的整理工作以及手动匹配核对的任务压得喘不过气；业务人员则深陷报销纸质票据流程繁琐的泥沼。传统纸质档案管理更是存在着诸多弊端，高显性成本如纸质凭证输出耗材和存储空间需求，高隐形成本如手工装册归档和查询调阅的不便，以及高合规风险如电子会计凭证管理不善和纸质档案易损坏等问题，都严重制约着企业的发展。

虽然国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，但在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题，企业需要保证档案原生性以确保财务档案管理合规。在这样的背景下，合思档案应运而生。

合思档案：全面解决方案领航者

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，是企业信息化建设中的有力助手。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题。它能节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，还能确保100%的管理合规性。其应收尽收功能通过“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规，打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅。同时，预置规则引擎能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。此外，合思自主研发的工具包具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地应对数电票管理要求的特殊性。

功能模块：精细雕琢的管理利器

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  在企业信息化建设中，数据的采集至关重要。合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。

• 智能制档：高效整合的管理魔法
  合思档案的智能制档功能是提升企业信息化建设效率的关键。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，还具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 档案管理：精准管控的安全壁垒
  合思档案的档案管理功能为企业信息化建设提供了坚实的安全保障。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用：多维利用的价值挖掘
  档案应用功能体现了合思档案在企业信息化建设中的价值挖掘能力。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

核心亮点：数据处理与合规的卓越之选

• 大数据解决方案：海量数据的高效驾驭
  在企业信息化建设中，大数据处理能力是关键。合思档案的大数据解决方案能支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，具备元数据级检索、海量数据秒级查询能力，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

• 证据链完整性解决方案：财务合规的有力保障
  合思档案的证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，如检测涉及资金类的业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符、涉及报销的业务是否包含了发票、凭证与发票关联金额是否相符、涉及采购业务的发票是否关联了合同等。

• 共享调阅解决方案：精细管控的便捷通道
  共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应的便捷调阅方式。

• 数电票解决方案：全流程闭环的高效管理
  合思档案的数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

角色价值：企业各层的有力赋能

对于CEO/高管而言，合思档案助力企业信息化建设，沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案让审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

对企业整体而言，合思档案是闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

典型场景：实际业务的完美适配

• 日常财务档案管理：全生命周期的精细呵护
  在企业日常财务档案管理场景中，合思档案实现电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。在智能采集方面，可通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等多渠道采集数据；预归档服务提供自动归档、业务检测等功能；基础管理涵盖档号管理、档案储存等；档案服务包括身份调查、实物管理方案等。

• 数电票处理：全流程自动化的高效运作
  在数电票处理场景中，合思档案支持企业/员工从税务数字账户、电子邮箱、二维码等多渠道获取数电票，自动匹配、验证解析、验真查重、自动下载xml文件；业务环节可进行上传、业务流转、回写业务信息等操作；入账环节实现财务入账和档案归档；归档环节回写业务信息、完成电子会计档案归档等，实现数电票全流程自动化管理。

• 档案查阅：多维度需求的全面满足
  合思档案支持多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业不同人员的查阅需求。财务人员可进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询；业务人员可进行授权检索、授权借阅；审计人员可使用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅；管理人员可查看统计报表、图表展示等。

• 档案移交鉴定销毁：全流程线上化的规范管控
  在企业档案移交、鉴定、销毁场景中，合思档案实现全流程线上化管控，电子 + 实物档案全场景线上移交，过程监控，结果成册；档案鉴定流程可跟踪，过程可追溯，结果可溯源；档案销毁满足电子化档案新规下销毁、暂存、数据恢复的要求，销毁合规化，管控线上化。

成功案例：实践检验的卓越成效

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化程度提高，企业成本降低，数据指标显示凭证总量达14W +、单据总量达50W + 等。

某集团型企业面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，取得了良好的管理成效，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年等。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案通过数据集成、业务检测、跨系统调阅等，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，成本效益对比显示装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本等均大幅降低，预估节省总体成本30W +/年。

某企业在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位与差异化优势：行业独特的领先地位

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。合思档案作为其重要产品，致力于为企业提供全面的电子会计档案管理解决方案，助力企业实现业财融合和数字化转型，是企业信息化建设的重要支撑。

合思档案具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档；符合国家政策要求，能满足电子会计档案合规性管理；拥有灵活承接、持续迭代的能力，可满足接收管理数电票的能力，且能及时应对变化。此外，合思档案还具有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收。

未来展望：携手合思开启高效管理之旅

合思档案为企业带来显著的降本增效，能彻底告别传统手工归档，档案不打印，有效“收紧钱袋子”；是闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路；让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值；实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

随着数电票时代的发展和企业数字化转型的加速，合思档案将不断迭代升级，以更强大的功能和更优质的服务满足企业日益增长的需求，助力更多企业实现财务数智化管理，在未来的市场竞争中占据优势。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想抓住数字化转型机遇，不妨选择合思档案，开启免费试用，体验高效、合规、智能的财务档案管理之旅。