在当今企业管理的大舞台上，档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理不得不直面全新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
同时，在纸电混合时代，企业的不同角色也被档案管理问题所困扰。企业高管面对的是纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用的困境；财务人员则要应对海量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁琐；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，浪费了大量时间。而且，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，造成了企业资源的浪费。此外，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，导致内部协作效率低下。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的档案管理带来了新的希望。
合思档案基本概况
北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，原易快报，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态，为企业提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，助力企业实现业财融合。
合思档案始终致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人，构建敏捷的财务收支管理平台。它能够为企业解决内外交困的档案管理问题，实现70%的纸张成本节约，75%的整理成本节约，90%的检索效率提升，以及100%的管理合规性。在报销单据归档方面，合思档案更是发挥着重要作用，让企业的报销单据能够高效、合规地完成归档。
合思档案使命愿景
合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。它携手企业，碰撞出协作的价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，为企业的数字化转型决胜之战打响了关键一枪。
合思档案致力于沉淀企业的数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过数字化手段，它帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。在报销单据归档环节，合思档案能够确保报销单据的数据得到有效沉淀和利用，为企业的决策提供有力支持。
同时，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”。它真正实现了档案数据的有效利用，让企业能够实现效益最大化。在报销单据归档过程中，合思档案使得报销单据的数据能够在业财税档各个环节顺畅流通，发挥出更大的价值。
合思档案模块功能
- 多样解决方案
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，包括大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案、实物备查解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，其中就包括报销单据归档的需求。
其单套制解决方案实现了业务及管理流程的便捷调阅不打印，混序归集免组装。它涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。在报销单据归档时，该方案可以让报销单据以电子数据的形式高效管理，避免了纸质单据的繁琐操作。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，进行全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。对于报销单据归档，企业可以根据自身需求自定义报销单据的档案类型，实现更精准的管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，保障财务合规。在报销单据归档过程中，该方案能够确保报销单据与相关业务的证据链完整，符合财务合规要求。 - 强大管理流程
合思档案的管理流程在报销单据归档方面也具有显著优势。它能够对报销单据进行高效的分类、归集和存储，让报销单据的管理更加有序。同时，在查询和调阅报销单据时，也能够快速定位，提高工作效率。
合思档案功能亮点
- 多源采集功能
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案和多种便捷手动数据补录方式。在报销单据归档时，无论报销单据来自何种业务系统，合思档案都能够快速、准确地采集相关数据，确保报销单据数据的完整性。 - 智能制档能力
在智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装。它整合零散数据形成完整的业务链组合数据，还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，查阅更便捷。对于报销单据归档，合思档案可以将报销单据与相关的业务凭证、会计凭证等进行自动关联匹配，形成完整的业务链，方便后续的查阅和管理。 - 双模式检测方案
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测。在报销单据归档时，该检测方案能够确保报销单据的质量和合规性，避免出现数据错误或违规情况。 - 灵活档案管理
档案管理支持权限管理，可精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限。同时，还支持档案目录灵活扩展，自定义档案目录分类等。在报销单据归档过程中，企业可以根据不同的岗位和职责，设置不同的权限，确保报销单据数据的安全性和保密性。
合思档案产品优势
- 显著降本增效
合思档案能够显著降本增效，让企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张和整理成本，同时提升了检索效率。在报销单据归档方面，企业无需再花费大量的人力和物力进行纸质报销单据的整理和存储，大大降低了成本。 - 业财链路拉通
作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升。在报销单据归档时，报销单据的数据能够在业财各个环节顺畅流通，为企业的财务管理提供更准确的数据支持。 - 广泛连接能力
合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少了人工介入。同时，它符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，拥有灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。在报销单据归档过程中，无论报销单据来自何种业务系统，合思档案都能够进行有效的管理和归档。 - 档案融合利用
电子与实物档案高度融合，合思档案实现了档案全场景数字化利用。多维检索满足多场景查询需求，一站式预览，穿透联查，告别数据割裂问题。在报销单据归档方面，企业可以通过多种方式快速查询和调阅报销单据，提高工作效率。
合思档案目标用户与应用场景
- 目标用户
合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管来说，合思档案可以帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化。在报销单据归档方面，CEO/高管可以通过合思档案获取准确的报销数据，为企业的决策提供支持。
归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在报销单据归档时，他们可以通过合思档案的智能功能，快速完成报销单据的归档工作。
外部审计人员可以通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。在对报销单据进行审计时，他们可以更方便地获取相关数据，提高审计效率。 - 应用场景
合思档案的应用场景涵盖事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等。例如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等都在使用合思档案进行档案管理，其中也包括报销单据归档。这些企业和单位通过合思档案，实现了报销单据的高效管理和利用。
合思档案成功案例与客户评价
年单据量2.6亿的企业，通过合思档案多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，降本增效，数据指标显示关联匹配效率大幅提升。在报销单据归档方面，该企业的报销单据能够快速、准确地完成归档，提高了工作效率。
世界上最大的重型装备制造商之一，采用合思档案单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在报销单据归档过程中，该企业减少了纸质报销单据的使用，提高了归档效率。
海亮教育表示在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。在报销单据归档方面，海亮教育的报销单据归档工作变得更加高效，为企业的发展提供了有力支持。
徐福记称合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。在报销单据归档方面，徐福记的员工可以更方便地提交报销单据，财务人员也能够更高效地完成归档工作。
总之，合思档案为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，能够帮助企业解决档案管理中的各种痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案值得企业信赖。
如果您的企业也想开启报销单据归档的高效新时代，不妨联系我们。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com。您可以通过多种方式联系我们，还能免费试用合思档案，开启档案管理数字化转型之旅。
