合思档案：破解企业财务档案管理难题，助力数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票全覆盖的目标已明确，企业财务档案管理的信息化建设刻不容缓。数电票需经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，这无疑给企业的档案管理带来了新的难题。

在纸电混合的时代背景下，企业不同角色面临着各自的困扰。企业高管们为纸质档案管理的巨大成本、占地储存以及档案数据难以分析利用而忧心；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作以及手动匹配核对的任务压得喘不过气；业务人员在报销纸质票据时，也常常被繁琐的流程耗费大量时间。

同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜的存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作不仅耗费人力，而且查询调阅的条件粗糙，导致数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏。此外，企业在数字化推行过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然无法摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的困扰。差旅报销和财务一致性在这样的环境下也难以保障。

面对这些痛点，合思推出了针对性的解决方案——合思档案。

合思妙方化解管理痛点

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

对于 CEO 和高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营，从而更好地保障差旅报销和财务一致性。

对于归档员和财务人员来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放或回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，差旅报销和财务一致性也能在审计过程中得到更好的验证。

功能全景解锁管理新篇

合思档案产品拥有全面而强大的功能。

电子会计档案全生命周期管理涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析以及应用层等多个环节。在智能采集方面，外部生态具备规则引擎、业务映射等功能，内部则有 EAI 插件、API 接口等支持。预归档服务包括自动归档和业务检测等，基础管理涉及档号管理、账套管理等，档案服务包含身份调查、全文检索等，统计分析涵盖进销项统计、资金统计等，应用层则有辅助审计、证据方案库等功能。

多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，同时预制系统连接器，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保差旅报销和财务数据的准确采集。

智能制档通过规则引擎实现会计档案关联规则的可视化配置，能够自动关联匹配和组装不同系统、不同类别的核心会计凭证，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。

在档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类和档案字段自定义维护。

核心亮点铸就卓越优势

合思档案产品具有多个核心亮点。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。通过关键词检索，用户可以快速定位相关档案，融合“混序归档”“分类归档”等功能，助力双碳目标落地，也有助于保障差旅报销和财务一致性。

实现“四性检测 + 业务检测”，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

实物备查功能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现了实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，确保差旅报销和财务相关的实物档案管理有序。

产品价值驱动企业前行

合思档案为企业带来了显著的价值。

显著的降本增效是其重要体现。企业可以彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，确保了管理合规性，从而在差旅报销和财务处理上更加高效。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，使差旅报销和财务数据能够在各个环节顺畅流通。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对档案数据的深入分析，企业能够更好地进行财务管理和决策，保障差旅报销和财务的一致性。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，企业在差旅报销和财务管理方面能够更加科学、合理。

典型场景彰显实用价值

合思档案在不同场景下都有出色的表现。

财务人员可以进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等操作，满足精细化的档案查阅需求，确保差旅报销和财务数据的准确核对。

业务人员可进行授权检索、授权借阅等操作，方便获取所需档案信息，在差旅报销流程中能够更加便捷地获取相关财务支持。

审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，提高审计工作效率，保障差旅报销和财务的合规性。

管理人员可通过统计报表、图表展示等方式，直观了解档案数据情况，以便更好地进行财务管理和决策，保障差旅报销和财务的一致性。

成功案例见证卓越成效

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。

某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业务 + 财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效等成效，数据指标显示关联匹配效率大幅提升，差旅报销和财务一致性得到了有效保障。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本和纸张打印成本大幅减少，差旅报销和财务处理更加规范。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，使用合思档案单套制管理方案后，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + / 年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，差旅报销和财务数据的管理更加高效。

某教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档占用空间且易损坏，整理工作繁琐，利用不便等问题。采用合思档案解决方案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，差旅报销和财务的一致性在清晰的管理结构中得到保障。

市场定位凸显独特优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 + 企业客户，荣获福布斯中国科技 50 强，通过 SOC1、SOC2 安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，保障差旅报销和财务数据的准确处理。

生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，确保差旅报销和财务的一致性。

合思档案能够帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案能满足企业这一需求。

未来，合思档案拥有稳定的迭代能力，能及时应对数电票等相关政策和市场变化，不断提升产品功能和服务水平。随着企业数字化转型的深入，合思档案将不断拓展业务范围和应用场景，为企业提供更全面的财务数智化服务。

如果您的企业也想解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型，欢迎拨打 400 – 105 – 6505 与合思联系，或者访问 www.hosecloud.com 了解合思档案更多详情，也可以通过微信公众号、微信小程序进一步咨询。现在就可以免费试用合思档案，开启高效、合规的财务档案管理之旅。