在数字化浪潮席卷的当下，企业财务管理正经历着深刻变革。2025年数电票全覆盖的目标，犹如一声号角，让企业财务档案管理直面新的挑战。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都在宣告“数字化凭证时代”的到来，也让企业对专业的“电子会计档案管理平台”的需求变得尤为迫切。
在纸电混合时代，企业的不同角色都面临着传统会计档案管理带来的种种痛点。企业高管们为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用而头疼；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作以及枯燥的手动匹配核对所困扰；业务人员更是饱受报销纸质票据流程繁琐、耗时的折磨。传统纸质档案管理不仅存在着如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大等显性成本，还隐藏着手工装册归档工作量大、查询调阅不便导致数据无法有效利用等隐形成本，更有着电子会计凭证管理不善、纸质档案易受不可抗力损坏等合规风险。即便企业在数字化推行过程中借助OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体问题依旧存在。而保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。提升企业报销效率，解决传统档案管理的痛点，已经成为企业亟待解决的问题。
合思档案：多角色解决方案全景图
合思档案，如同一位专业的财务档案管理专家，为企业的不同角色量身定制了解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业合规管理。在当前经济环境下，企业需要更加精准地挖掘财务档案数据价值，以实现降本增效。合思档案提升企业报销效率的同时，还能助力企业决策数智化，推动企业实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员在使用合思档案后，工作效率将得到显著提升。他们可以告别重复低价值的工作，让档案数据同源，实现全流程透明流转。这样一来，不仅便于监控和分析，还能轻松完成档案管理，提高档案利用效率，企业报销效率也随之大幅提升。
外部审计工作也因合思档案变得更加轻松。它实现了档案外审在线化、可溯源，审计人员可以一键查询借阅，权限也能一键下放/回收。这使得财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提升了审计工作的效率，也进一步提升了企业报销效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。通过这样的方式，企业报销效率得到了全方位的提升。
核心功能：传统管理的破局利器
合思档案的核心功能犹如一把把利刃，精准地切割着传统档案管理的痛点，极大地提升了企业报销效率。
多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。它还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于那些不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。通过这些方式，合思档案确保了数据采集的全面性和准确性，为提升企业报销效率奠定了基础。
智能制档功能更是合思档案的一大亮点。它通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还有关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让查询更便捷、分析更直接。这一系列功能的实现，使得档案管理更加高效，企业报销效率也得到了极大的提升。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，是合思档案保障档案质量的重要手段。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。通过严格的检测，确保了档案的合规性和准确性，进一步提升了企业报销效率。
在档案管理功能方面，合思档案也有着出色的表现。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，还能动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些功能使得档案管理更加规范、有序，企业报销效率也得到了进一步的提升。
成功案例：真实世界的效率见证
合思档案在不同企业的成功应用，充分证明了它在提升企业报销效率方面的强大实力。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标表现良好，如数据加载仅需30s、关联匹配只需15min，企业报销效率得到了极大的提升。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，企业报销效率也得到了显著提升。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案精细化至元数据层级，跨系统调阅方案实现业务系统与档案系统调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，企业报销效率大幅提升。
中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档、实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，企业报销效率得到了有效提升。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案已经服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，得到了客户的高度认可。如海亮教育实现作业规模扩大和凭证自动化率提升，徐福记全集团无纸化、管理效率大大提升。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解合思档案。
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