合思档案解决方案：开启企业财务档案管理新时代

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这意味着企业必须直面“数字化凭证时代”的新要求。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应新的财务档案管理模式。

纸电混合时代，企业不同角色都面临着各自的痛点。企业高管在纸质档案管理上投入巨大成本，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用。财务人员则被海量的档案数据折磨，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费大量时间。同时，企业纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。例如，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一站式的财务档案管理服务。费用报销审计在企业财务档案管理中至关重要，合思档案解决方案能有效提升费用报销审计的效率和准确性。

多元方案满足多样需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。同时，会计档案不打印、应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规。

六大场景解决方案包括档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案、共享调阅解决方案、数电票解决方案、实物备查解决方案、大数据解决方案。这些方案针对不同的业务场景，为企业提供了精准的档案管理支持，在费用报销审计中也能发挥重要作用。

功能模块实现全生命周期管理

合思档案拥有丰富的功能模块，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等。这些功能模块相互协作，为企业提供了全面的档案管理服务。

电子会计档案全生命周期管理是合思档案的一大亮点。智能采集阶段，通过外部生态的规则引擎、业务映射等和内部的EAI插件、API接口等进行多源采集，确保数据的全面性和准确性。预归档服务提供自动归档、业务检测等功能，保证档案数据的质量。基础管理涵盖档号管理、档案储存等，确保档案的有序存放。档案服务包括身份调查、实物管理方案等，为档案的安全和有效利用提供保障。统计分析功能可进行进销项统计、资金统计等，帮助企业深入了解财务状况。应用层包含辅助审计、证据方案库等，为企业的审计工作提供有力支持，在费用报销审计中能提供准确的数据和有效的审计线索。

核心亮点凸显数据与合规优势

大数据解决方案是合思档案的核心竞争力之一。它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询，深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。在费用报销审计中，能够快速准确地查询和分析相关数据，提高审计效率。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为数据合规性提供了有力保障。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，确保企业的财务档案符合法规要求，为费用报销审计提供合规的数据基础。

可扩展的档案目录和自动化接口集成也是合思档案的重要优势。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。企业可按自身管理需求自定义归档目录，提高了档案管理的灵活性和适应性。

多角色视角展现产品价值

从不同角色的角度来看，合思档案都能带来显著的价值。对于CEO/高管来说，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，它还能提升财务服务效率，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。在费用报销审计方面，能为高管提供准确的财务数据和决策依据。

对于归档员/财务人员，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在费用报销审计过程中，能够减少财务人员的工作量，提高审计的准确性。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这大大提高了审计工作的效率和便捷性，为费用报销审计提供了便利。

典型场景展示实际应用

在档案查询场景中，合思档案支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。这便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控需求。在费用报销审计中，审计人员可以通过多维度查询快速定位相关费用报销数据，提高审计效率。

在数电票处理场景中，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。这有助于企业规范数电票的管理，提高财务数据的准确性，为费用报销审计提供可靠的数据来源。

在实物档案管理场景中，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。在费用报销审计中，对于涉及实物报销的情况，能够准确管理和查询相关实物档案信息。

成功案例见证卓越成效

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如凭证总量达14W + ，单据总量达50W + ，某月入库数据加载30s，关联匹配15min等。在费用报销审计方面，提高了审计效率和准确性，减少了审计成本。

某集团型企业作为世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等成效，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在费用报销审计中，规范了报销流程和档案管理，提高了审计的准确性和效率。

某企业作为中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案单套制管理方案通过数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在费用报销审计中，能够快速准确地查询和分析相关报销数据，提高审计效率。

市场定位彰显独特优势

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

合思档案拥有自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。在费用报销审计方面，能够为企业提供更准确、高效的数据支持和技术保障。

合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，实现企业全面数字化的“最后一公里”。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。

未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品，携手企业碰撞出协作的价值，助力更多企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。如果您想了解合思档案解决方案如何提升您企业的费用报销审计效率，欢迎拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多详情，也可通过微信公众号和微信小程序关注合思动态，还可免费试用我们的产品。