合思档案：破解企业费用报销审计难题的密钥

在当今纸电混合的时代浪潮中，企业在会计档案管理领域正遭遇着重重困境。高达90%的企业都面临着各种棘手问题，企业高管为纸质档案管理成本居高不下、数据难以有效分析利用而忧心忡忡；财务人员深陷档案数据海量、整理耗时费力、手动匹配核对枯燥繁琐的泥沼；业务人员也饱受报销纸质票据流程冗长繁杂之苦。

从成本角度来看，纸质凭证输出不仅需要大量的耗材，而且对档案室、档案柜等存储空间的需求巨大，这无疑增加了企业的显性成本。同时，手工装册归档的重复性工作耗费了大量人力，查询调阅的条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用，隐形成本也不容小觑。更令人担忧的是，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案就可能面临损坏的风险，给企业带来合规隐患。

尽管企业在数字化推行过程中，通过OA、资金、合同等系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件的存储问题依然未能得到妥善解决，数据存储存在线下载体，严重影响了企业的全面数字化进程。随着数电票的快速扩张，收票政策明确肯定了电子会计档案和凭证的法律效力，开票方面全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。由于数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要一个专业的电子会计档案管理平台。而合思档案解决方案，正是企业摆脱这些困境的理想选择。

合思档案解决方案全景概览

合思档案为企业提供了一套领先的解决方案，其中包括单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。这套方案犹如一把万能钥匙，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。其业务及管理流程包含实物流转和电轨运行两个部分，电轨运行使得企业可以通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互之间可以穿透查询，为企业的财务管理提供了有力支持。

档案扩展解决方案则赋予了企业自定义档案类型的能力，实现了全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以轻松扩展档案管理范围，对不同类型的档案进行高效管理。

证据链完整性解决方案利用可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，为企业的财务合规提供了坚实保障。

合思档案核心功能亮点揭秘

• 多源采集功能：数据采集的智慧之选
  多源采集功能充分考虑了跨系统数据集成的要求，提供了自动生成式Open API，实现了快速集成。同时，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景下的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，该功能具备单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等优势，为企业的数据采集提供了多样化的选择。

• 智能制档功能：让档案管理智能升级
  智能制档功能通过规则引擎自动组装，实现了会计档案关联规则的可视化配置。它能够自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的核心会计凭证，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据，有效减少了90%的人工匹配工作量。同时，通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，使财务人员的查询更加便捷、分析更加直接。

• 专用格式版式文件功能：开启档案存储新变革
  专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式的束缚，实现了数据与可读文件的实时转化，有效降低了企业的档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以根据企业需求自定义调配生成，大大增强了档案的可扩展性。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：为财务数据保驾护航
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。同时，业务检测基于企业不同的业务场景，提供了灵活的档案关系上下游检测，保障了业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业的财务数据安全提供了可靠保障。

使用合思档案带来的价值收益

• 显著降本增效：让企业资金更可控
  合思档案能够帮助企业显著降本增效，就像为企业打造了一个高效的“资金管理保险箱”。使用合思档案后，企业可以彻底告别传统的手工归档方式，档案无需打印，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%、检索效率提升90%、管理合规性达到100%。在当前经济环境下，这无疑是企业“收紧钱袋子”的有效举措。

• 闭环全量业财系统连接：补足信息化建设短板
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它使得企业的财务信息更加流畅地在各个系统之间传递和共享，提高了企业的整体运营效率。

• 数据价值挖掘：让数据从沉睡中苏醒
  合思档案让数据“活起来”，实现了从数据到决策的跨越。企业可以真正利用档案数据，挖掘其中的潜在价值，为企业的决策提供有力支持。通过对档案数据的深入分析，企业可以发现业务中的问题和机会，及时调整战略，提高企业的竞争力。

• 资源重组与效益最大化：提升企业管理能效
  合思档案实现了企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了显著提升。通过对企业资源的重组和优化，企业可以实现效益最大化，在激烈的市场竞争中占据优势地位。

合思档案典型应用场景展示

• 企业费控报销场景：打造高效费控报销体系
  在企业费控报销场景中，合思档案表现卓越。它助力企业在费控报销信息化细分领域实现了高效管理，服务了6000 +企业客户，在该领域市场占有率第一。合思档案能够提供智能聚合消费、费控报销等全方位财务数字化服务，帮助企业实现业财融合，让费用报销审计更加高效、准确。

• 数电票管理场景：实现数电票全流程闭环管理
  合思档案为数电票管理提供了接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理，有效解决了数电票管理中的难题，也为费用报销审计提供了有力支持。

• 实物档案管理场景：创新实物档案管理模式
  在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成了实物档案全流程管理及定位。它服务于实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。例如，支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆、集团共享批量作业、提供线下实物备查清单及档案装盒清单等，为费用报销审计中的实物档案管理提供了便利。

• 外部审计场景：开启档案外审新模式
  合思档案使得审计无需进入档案室，实现了档案外审在线化、可溯源。企业可以一键查询借阅档案，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了外部审计的效率，也为费用报销审计提供了更加便捷的审计环境。

合思档案客户成功案例见证

• 某大型企业：业财一体的成功典范
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。业务 + 财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，企业成本大幅降低。数据指标显示，凭证总量达到14W +、单据总量达到50W +。

• 重型装备制造企业：档案管理标准化的践行者
  作为世界上最大的重型装备制造商之一，该企业面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保响应政策，还提升了整理匹配效率、减少了存储空间成本和纸张打印成本。

• 多系统数据互联企业：数据共享与全生命周期管理的引领者
  某多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效。成本效益对比显示，装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本均大幅降低，预估节省总体成本30W +/年。

• 民办教育集团：会计管理流程简化的先锋
  中国最大的K12民办教育集团之一的企业在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理，管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前政策推动、合规要求日益严格的背景下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够为企业提供全面、专业的解决方案，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。合思档案已经服务了众多知名企业，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，获得了客户的高度认可。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您正在为企业的费用报销审计和会计档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，体验其带来的高效档案管理服务。