在纸电混合的时代浪潮中，企业的档案管理正面临着重重挑战。企业高管常常为纸质档案高昂的管理成本、庞大的占地空间以及难以分析利用的档案数据而忧心忡忡。财务人员则深陷于手动整理、匹配核对档案数据的繁琐工作中，大量的时间被消耗在枯燥的流程里。业务人员在进行费用报销时，面对繁琐的纸质票据流程，更是苦不堪言。
企业不仅要承担如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大这样的高显性成本，还要面对手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用的高隐形成本。同时，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力易导致纸质档案损坏，这些都给企业带来了高合规风险。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理又迎来了新的挑战，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的电子会计档案管理平台。即便企业在数字化推行过程中解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法确保企业财务档案管理合规和实现全面数字化。在费用报销审计方面，这些痛点更是被无限放大，传统的档案管理模式已经难以满足企业在费用报销审计时的高效、准确需求。
探秘合思档案：财务数智化的璀璨之星
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下一颗耀眼的明星，它是领先的单套制电子会计档案管理平台。这家创立于2014年的科技公司，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，成立以来累计融资超15亿元人民币。合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它致力于服务未来财务人，通过构建敏捷的财务收支管理平台，助力企业实现业财融合。目前，合思档案已经服务了6000 + 企业客户，获得了福布斯中国科技50强的殊荣，还通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。在费用报销审计工作中，合思档案凭借其强大的功能和可靠的安全保障，为企业提供了坚实的支持。
使命愿景：助力企业档案管理蜕变升级
合思档案的使命不止于做一款电子档案管理产品，更是要实现管理与服务的融合。它携手企业，碰撞出协作的价值，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点。其愿景是助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。它致力于沉淀企业数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。在费用报销审计场景中，合思档案通过数字化手段帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的费用报销审计工作带来了新的活力。
多元模块功能：打造档案管理强大引擎
大数据解决方案为合思档案注入了强大的动力。它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能极大地提高档案管理效率、释放档案数据价值。在费用报销审计时，快速准确的数据查询和匹配功能，能让审计人员迅速获取所需信息，大大提高审计效率。
档案扩展解决方案则赋予了合思档案灵活的扩展性。它可灵活扩展业务模型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。这使得企业在费用报销审计时，可以根据自身业务特点和审计需求，灵活调整档案管理范围和方式。
费控系统与税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等多系统连接，为企业提供全面的财务管控服务。在费用报销审计过程中，各系统之间的数据互通和协同，能够确保审计工作的全面性和准确性。
业务系统具备共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案。共享调阅可实现档案查阅穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求；证据链完整性解决方案能智能检测财务档案证据链完整性，主动预警异常档案。这两个解决方案在费用报销审计中起着至关重要的作用，能够帮助审计人员快速发现问题，确保审计工作的质量。
功能亮点创新：引领档案管理便捷新潮流
便捷调阅功能让合思档案脱颖而出。它不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。在费用报销审计时，审计人员可以随时随地在线调阅所需档案，无需在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找。
100%自动归档体现了合思档案的高度自动化。它具有强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。如电子会计档案全生命周期管理中的智能采集、预归档服务等环节都体现了高度自动化。在费用报销审计中，自动归档功能可以确保报销数据及时、准确地归档，为审计工作提供完整的数据基础。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为合思档案的合规性提供了有力保障。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。在费用报销审计时，该检测方案能够帮助企业及时发现报销数据中的合规问题，降低审计风险。
自定义档案类型，全流程扩展管理让企业可以按自身管理需求自定义归档目录，实现不同档案类型的高效管理。在费用报销审计中，企业可以根据审计重点和业务特点，灵活设置档案类型和归档目录，提高审计工作的针对性。
产品优势凸显：降本增效合规利用数据
合思档案具有显著的降本增效优势。它能节约70%纸张成本、75%整理成本，同时提升90%检索效率，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。在费用报销审计中，降低成本和提高检索效率能够让企业在审计工作中投入更少的资源，获得更高的回报。
合规管理是合思档案的重要特点。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，满足全生命周期建设，完成档案接收、保管、借阅、移交、鉴定、销毁全流程管控。在费用报销审计中，合规的档案管理能够确保审计工作的合法性和有效性。
合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。它补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在费用报销审计中，充分利用档案数据能够帮助审计人员发现潜在的问题和风险，为企业提供更有价值的审计建议。
广泛连接的能力是合思档案的又一优势。它连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。在费用报销审计中，广泛的数据采集能够确保审计工作的全面性和准确性。
精准定位用户：量身定制解决方案
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。在费用报销审计方面，CEO/高管可以通过合思档案提供的数据和分析，更好地了解企业的费用报销情况，做出更明智的决策。
归档员/财务使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在费用报销审计工作中，归档员/财务可以更高效地完成档案整理和归档工作，为审计提供准确的数据支持。
外部审计人员使用合思档案可以实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在费用报销审计时，外部审计人员可以更便捷地获取所需档案，提高审计工作的效率和质量。
合思档案的应用场景涵盖企业的日常档案管理、审计工作、财务决策等多个方面，如企业的档案采集、整理、存储、利用等全生命周期管理，以及审计人员的远程审计、数据查询等工作。在费用报销审计中，这些应用场景能够满足不同用户的需求，为审计工作提供全方位的支持。
成功案例见证：合思档案实力彰显
海亮教育此前老板要求实现财务办公室无纸化，在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。在费用报销审计方面，合思档案的高效管理使得审计工作更加顺畅，能够快速准确地获取所需报销数据。
徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。在费用报销审计中，异地线上调阅功能让审计人员可以方便地获取各地门店的报销档案，提高了审计的效率和准确性。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。在费用报销审计时，成本的降低和便利性的提升，让审计工作更加高效。
金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。在费用报销审计中，便捷的查阅功能能够让审计人员快速了解报销业务的全貌，发现潜在问题。
合思档案能有效解决企业在档案管理方面的痛点与挑战，实现降本增效、合规管理和数据价值挖掘，是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，合思档案都能为企业提供有力支持，助力企业实现业财融合和全面数字化转型。已有众多企业通过使用合思档案获得了显著的管理成效和经济效益，相信更多企业选择合思档案也能开启档案管理的新篇章。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com。如果您想体验合思档案在费用报销审计等方面的强大功能，不妨免费试用一下，让合思档案为您的企业数字化转型助力。
