在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的高效运营离不开先进的管理系统支持。高新兴科技集团，作为一家在资本市场闪耀的上市公司，同时也是智慧城市物联网产品与服务的佼佼者，一直致力于技术创新应用。每年，该集团将超过营业收入10%的资金投入到研发中，凭借其强大的科研实力，拥有了超过2000项核心知识产权。其规模也不容小觑，员工数量达3000多人，在国内设立了170多个服务网点。信息化系统多达5个，每年产生的银行回单数超过10万，发票数达15万以上，电子凭证量更是高达30万以上。
然而，随着企业的不断发展壮大，高新兴科技集团在档案管理方面逐渐遭遇了诸多棘手的问题。这些问题如同隐藏在企业发展道路上的绊脚石，影响着企业的运营效率和合规性。
档案管理困局待解
高新兴科技集团当前的档案管理现状不容乐观，面临着一系列亟待解决的痛点。
首先，档案管理成本居高不下。在报销、采购付款等业务流程中，需要耗费大量的人力进行打印、整理、装订及归档工作。库房管理人员的精力被大量占用，使得管理成本不断攀升。而且，借阅流程及实物借出手续繁琐，大大降低了工作效率。
其次，档案管理存在严重隐患。电子源文件未能按照法规要求进行合规保存，这显然不符合会计电子档案管理法规。同时，档案归档规范依赖人工控制，缺乏系统化的控制手段，存在着较大的合规性隐患。
最后，档案利用效率极为低下。公司员工在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时困难重重，需要耗费大量的人力和时间。而且，目前无法实现跨系统调阅，严重制约了工作的开展。数字档案管理系统的缺失，让企业的档案管理陷入了困境。
合思方案精准破局
针对高新兴科技集团档案管理的难题，合思带来了专业的数字档案管理系统解决方案。
– 低开发成本无缝对接
合思的数字档案管理系统具有低开发成本的显著优势。它能够对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据。无论是NCC、U9，还是OA、CBS等系统，都能与合思的系统实现完美连接。这就如同搭建了一座高效的数据桥梁，让不同系统之间的数据能够顺畅流通，为企业的档案管理提供了坚实的数据基础。
– 自动制档释放精力
合思的数字档案管理系统可以实现自动制档，大大释放了财务人员的精力。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测机制保障了证据链的完整。档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这样一来，财务人员无需再为繁琐的档案整理工作而烦恼，能够将更多的精力投入到核心业务中。
– 全场景数字化利用
该系统打破了传统档案管理中需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的壁垒。只需一键操作，就能查询多系统凭证相关的数据及影像信息。真正实现了档案全场景数字化利用，让企业员工能够更加便捷地获取所需的档案信息。
方案实施有序推进
合思在为高新兴科技集团实施数字档案管理系统解决方案时，有着清晰的思路。
首先，合思团队与高新兴科技集团进行了深入的沟通。他们详细了解了企业的具体业务流程和档案管理需求，就像一位精准的医生，为企业的档案管理问题进行了全面的诊断。
然后，基于合思数字档案管理系统的强大功能特点，进行系统对接和配置。确保各类异构系统的数据能够顺利采集和整合，让不同系统之间的数据能够在合思的平台上实现无缝融合。
最后，对相关人员进行专业的培训。让他们熟悉新的档案管理模式和操作流程，确保系统能够在企业内部得到顺利的推广和应用。
方案落地成效显著
高新兴科技集团采用合思的数字档案管理系统解决方案后，取得了令人瞩目的成果与效益。
归档效率大幅提升。在实施合思的方案后，归档效率提升了90%。这意味着档案处理的时间大大缩短，员工能够更快地完成档案相关工作，工作效率得到了极大的提高。
成本显著降低。合思的数字档案管理系统为企业年节约成本30万以上。通过减少人工操作和降低管理成本，企业在档案管理方面实现了降本增效。
客户反馈高度认可
高新兴科技集团对合思的数字档案管理系统解决方案给予了高度评价与反馈。
通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，真正做到了应收尽收。自动化制档提高了工作效率，让档案管理变得更加轻松高效。档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审。无纸化管理简化了业财流程，将业务时间归还给了业务人员，让他们能够更加专注于核心业务的开展。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，如何提高运营效率、降低成本成为了企业关注的焦点。合思作为领先的财务数智化服务提供商，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。其数字档案管理系统能够为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。众多像高新兴科技集团这样的企业已通过合思实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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