在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借国家认定厨房工业设计中心的强大实力和国家认定“智能制造示范企业”的荣誉，在行业内占据着重要地位。然而，传统的档案管理模式却成为了其进一步发展的掣肘。为了突破这一困境，金牌橱柜引入了合思档案，开启了一场意义非凡的财务数字化转型之旅，为众多企业提供了档案归档最佳实践的宝贵范例。
业务迷局：传统档案管理痛点尽显
- 档案整理：数据散落难寻踪迹
在金牌橱柜的传统档案管理中，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中。档案数据的利用变得异常困难，财务人员不得不逐一打印文件，然后通过手工方式进行匹配、组装、装订，最后上架存储。这一过程不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现人为错误，使得档案整理工作成为了一项繁琐且低效的任务。 - 档案保管：流程复杂交接繁琐
财务部门对档案临时保管一年后，需将其移交至综合档案管理部门。这一过程涉及多个环节和人员，交接手续繁琐，容易导致档案在流转过程中出现丢失或损坏的情况，给企业的档案管理带来了潜在的风险。 - 档案存储：空间有限管理粗放
金牌橱柜采用独立档案室来存放纸质档案，但随着业务的不断发展，档案数量与日俱增，有限的存储空间逐渐变得捉襟见肘。同时，以纸质档案管理为主的方式，使得档案的存储和管理较为粗放，难以实现高效的分类和检索。 - 档案利用：人工翻查效率低下
每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查纸质档案，这不仅耗费大量的时间和人力成本，而且查询效率极低。在需要快速获取档案信息时，传统的管理方式往往无法满足企业的需求，影响了企业的决策效率和业务发展。
合思妙方：定制化解决方案破难题
- 统一存储：打破孤岛整合资源
合思为金牌橱柜提供的解决方案，首先着眼于打破数据孤岛。通过将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。这就如同将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，使得档案数据变得更加有序和易于管理。企业可以在一个平台上对所有档案进行集中管理，大大提高了档案的利用效率。 - 业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思注重搭建会计资料之间的关系，以业务为核心构建了完整的证据链条。实现了业财一体的双向穿透，使得财务数据与业务数据能够相互印证，为企业的财务管理提供了更加准确和全面的信息支持。企业可以通过财务数据追溯到具体的业务活动，也可以从业务活动中获取相关的财务信息，从而更好地进行决策和管理。 - 数据共享：一站式查阅便捷高效
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，为企业提供了一站式查阅服务。用户可以通过简单的操作，快速定位到所需的档案信息，查阅过程便捷高效。这就如同在一个大型图书馆中，通过智能检索系统可以迅速找到自己需要的书籍，大大节省了时间和精力。 - 银行回单无纸化：降本增效绿色环保
海量银行回单的管理一直是企业档案管理中的难题。合思实现了银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质文件的使用，降低了企业的成本，还符合绿色环保的理念。同时，无纸化管理也提高了银行回单的处理效率和准确性，为企业的财务管理带来了极大的便利。
方案落地：精心实施确保成效
虽然参考资料未明确提及解决方案的实施过程与步骤，但可以想象，合思团队在项目实施过程中，必然进行了精心的规划和部署。从与金牌橱柜的深入沟通，到系统的定制开发和测试，再到最终的上线运行和培训，每一个环节都需要严谨的态度和专业的技术支持。合思团队可能会根据金牌橱柜的实际业务需求和管理流程，对系统进行个性化的配置和优化，确保方案能够与企业的现有业务完美融合。同时，在实施过程中，还会对企业的相关人员进行培训，使其熟悉系统的操作和使用，为方案的顺利实施提供保障。
成果辉煌：效益显著见证价值
- 时间成本大幅降低
通过引入合思档案，金牌橱柜在档案管理方面取得了显著的成效。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着企业的财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。 - 总体成本有效节省
预估节省总体成本30万+/年，这对于企业来说是一笔可观的开支。通过实现银行回单无纸化管理、提高档案利用效率等措施，企业在人力、物力和财力等方面都实现了有效的节约，提升了企业的经济效益。 - 档案合规性全面保障
档案合规性达到了100%，这为企业的稳定发展提供了坚实的保障。在合规的前提下，企业可以更加放心地开展业务，避免了因档案管理不善而带来的法律风险和声誉损失。
行动号召：携手合思开启转型之旅
金牌橱柜家居科技股份有限公司与合思档案的成功合作，为众多企业提供了档案归档最佳实践的典范。合思创立于2014年，作为一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，凭借敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。如果您的企业也希望在财务数字化转型的道路上取得突破，不妨选择合思档案，开启属于您的档案归档最佳实践之旅。现在就可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的便捷与价值！
