在数字化浪潮席卷而来的当下，我国电子凭证改革正以势不可挡之势驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些重要举措标志着我国电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
在这一时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。为了让更多企业能够借鉴成功经验，合思基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了具有极高参考价值和借鉴意义的《电子会计档案实践案例集》。下面，就让我们通过好想你健康食品股份有限公司的实际案例，深入了解合思档案在发票归档管理方面的卓越表现。
红枣巨头的发票归档管理困境
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，在2011年成功于深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。经过多年的发展，好想你业务规模不断扩大，在市场上占据着重要地位。然而，随着企业的发展壮大，传统的财务档案管理方式逐渐暴露出诸多问题，成为了企业发展的掣肘。
在发票归档管理方面，好想你面临着巨大的挑战。每到财务归档时，财务人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于涉及的票据数量众多，手工核对的工作量极大，不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查询和补办工作将耗费更多的时间和精力，给企业的财务管理带来了极大的不便。
此外，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来十分困难。当企业需要查阅某份档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的纸质档案中寻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅影响了工作效率，还可能导致重要信息的延误，给企业的决策带来不利影响。
同时，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，并且需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的管理成本。在当前经济环境下，降低成本、提高效率成为了企业发展的关键，好想你急需一种更加高效、便捷的发票归档管理解决方案。
合思档案：破解发票归档管理难题的密钥
面对好想你在发票归档管理方面的困境，合思凭借其专业的技术团队和丰富的行业经验，为好想你量身定制了一套全面的解决方案。
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数据同源：打破壁垒，高效联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以实现数据的联查，大大提高了工作效率。例如，当财务人员需要查询某笔业务的相关信息时，只需输入关键词，系统就可以快速定位到相关的单据、发票、回单和凭证，无需再进行繁琐的手工查找。 -
自动组装：审计便捷，效率提升
合思档案采用了自动组装的功能，将相关的档案数据进行自动关联和组装。在内外审计时，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过系统快速获取所需的档案数据，进行全面、准确的审计，减少了审计时间和成本。同时，自动组装的功能也保证了档案数据的准确性和完整性，为企业的合规经营提供了有力保障。 -
实物高效管理：虚实匹配，精准定位
为了解决纸质档案管理的难题，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的匹配。每一份纸质档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位到实物档案的位置。在查阅档案时，查阅者只需在系统中查询电子档案，就可以根据系统提示找到对应的纸质档案，实现了电子档案与实物档案的无缝对接。这不仅提高了档案查阅的效率，还减少了纸质档案的损坏和遗失风险。
合思方案成效显著：降本增效立竿见影
通过采用合思的发票归档管理解决方案，好想你在财务管理方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得好想你减少了90%的人工耗时。原本需要大量人力进行的单据、发票、回单和凭证的核对工作，现在通过系统自动完成，大大减轻了财务人员的工作负担。同时，总部接收档案的管理耗时也减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。这使得财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了企业的整体运营效率。
在管理成本方面，合思档案的应用为好想你带来了实实在在的经济效益。预计好想你每年可以减少综合成本20万元。通过减少纸质档案的使用和管理，企业节省了大量的存储空间和人力成本，同时也降低了档案遗失和损坏的风险，为企业的可持续发展提供了有力支持。
合思档案：引领发票归档管理新未来
合思档案不仅帮助好想你实现了降本增效，更重要的是，它为企业的合规经营和低碳运营提供了有力保障。通过合思档案的应用，企业可以实现电子凭证的全流程无纸化管理，确保财务数据的准确性和完整性，避免了因纸质档案管理不善而带来的合规风险。同时，无纸化管理也减少了纸张的使用，降低了企业的碳排放，符合国家的环保政策，为企业树立了良好的社会形象。
合思通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
《电子会计档案实践案例集》的发布，不仅是合思在电子会计档案领域的一次重要成果展示，更是推动我国电子凭证数字化转型的重要举措。希望这本案例集能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。如果您的企业也面临着发票归档管理的难题，不妨免费试用合思档案，体验其带来的高效、便捷和价值。相信合思档案将成为您企业财务管理的得力助手，助力您的企业在数字化时代蓬勃发展。
