在数字化浪潮席卷的当下，电子会计档案管理正迎来全新的时代背景。根据规划，2025年要完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加速推进。在纸电混合时代，高达90%的企业遭遇了诸多难题。企业高管被纸质档案管理成本高且占地、数据难分析利用的困境所困扰；财务人员则因档案数据量大，整理时需手动逐一匹配核对，工作枯燥又繁复；业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐且耗时。
传统纸质档案管理存在着诸多弊端。其显性成本高昂，纸质凭证输出耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室、档案柜等存储空间。隐形成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量巨大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据难以得到有效利用。此外，还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏。
尽管企业在推行数字化过程中，通过OA、资金、合同等系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。要保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化。值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，且电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。
面对这些问题，合思档案这一电子发票管理软件系统应运而生，为企业提供了全面的解决方案。
多元角色定制：合思档案的全景式解决方案
合思档案充分考虑到企业中不同角色的需求，为其量身定制解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案犹如一位得力的财务助手。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，极大地提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，让企业在数字化转型的浪潮中抢占先机。同时，合思档案还能帮助企业降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。
对于归档员/财务人员，合思档案是提高工作效率的法宝。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的便捷模式。档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案不仅提供领先的单套制解决方案（标准方案），还配备六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的档案管理提供了全方位的支持。
核心功能揭秘：合思档案的独特优势尽显
合思档案作为一款优秀的电子发票管理软件系统，拥有众多强大的核心功能和独特优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档方面，合思档案更是表现出色。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，它提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
档案管理功能也是合思档案的强项。权限管理精准，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
实战案例鉴证：合思档案的卓越成效
众多企业通过使用合思档案这一电子发票管理软件系统，取得了显著的管理成效和价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务，自定义扩展，应收尽收；业务检测方案站在财务视角配置数据检测方案，核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可使业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查询不便等问题。合思档案的数据集成方案梳理业务档案归档场景，统一数据标准，延展档案管理范围；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款优秀的电子发票管理软件系统，凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和显著的应用成效，能够助力企业实现财务档案管理的数字化转型，提升管理效率和效益。
合思档案已获得众多客户的认可，广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育等事业单位、央企和行业领军企业都选择了合思档案。众多客户心声表明，合思档案能帮助企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。如果您的企业也想解决电子会计档案管理问题，不妨抓住数字化转型机遇，选择合思档案。现在就可以免费试用，开启电子会计档案管理的全新篇章。
