合思档案：破解企业财务档案管理难题，保障电子票据安全性

在当今纸电混合的时代，企业在财务档案管理方面可谓是困难重重。企业高管头疼于纸质档案管理成本居高不下，大量的存储空间被占用，而且档案数据犹如一潭死水，难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷档案数据的汪洋大海，整理工作耗时耗力，手动匹配核对的过程枯燥又繁琐。业务人员也饱受报销纸质票据流程复杂之苦。

纸质档案不仅有着明显的高成本问题，像纸质凭证输出的耗材费用、档案室和档案柜的存储空间成本；还潜藏着隐形成本，如手工装册归档的重复性劳动、查询调阅条件的简陋导致数据无法有效利用。更令人担忧的是，纸质档案面临着高合规风险，电子会计凭证缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很容易损坏。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理又迎来了新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。此时，企业迫切需要一个专业的电子会计档案管理平台来应对这些问题。

而且，企业在数字化转型的道路上，虽然借助多种系统解决了线上业务处理的问题，但在归档和储存环节，纸质文件的储存问题依然是横亘在全面数字化进程中的一道障碍。就在企业为此发愁的时候，合思档案解决方案应运而生。

合思档案方案全景图：多元策略护航财务管理

合思档案提供了一套领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它就像一个强大的连接器，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案更是为企业带来了极大的便利。它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，只需在线上管理一套电子数据，就能保证财务档案证据链的完整。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率，真正做到了会计档案不打印，档案数据完整、真实、合规，有效保障了电子票据安全性。

档案扩展解决方案为企业提供了更多的可能性。它允许企业自定义档案类型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理的范围，实现不同档案类型的高效管理。企业可以根据自身的管理需求，自定义归档目录，让档案管理更加灵活。

证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，并自动检测证据链的完整性，保障财务合规，为电子票据安全性筑牢根基。

核心功能亮点：科技赋能档案管理新高度

多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成的要求，它提供自动生成式Open API，实现快速集成，同时预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，不仅可以手动采集和自主补录，还能对单张PDF大文件进行智能切割，通过自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入，全方位保障电子票据安全性。

智能制档功能让会计档案的关联和匹配变得更加轻松。通过规则引擎，实现了会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，大大减少了人工匹配的工作量。同时，它还具备关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务的执行进度也能实现可视化。通过字段映射，让已完成业务证据链组装的档案数据查询更加便捷，分析更加直接，为电子票据安全性提供有力支撑。

专用格式版式文件功能摆脱了传统文件存储形式的束缚。它能够自主采集结构化字段信息，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业的档案存储成本。企业还可以自定义专用、个性化的版式文件，档案盒内清单表、二维码等版式文件都可以根据需求进行调配生成，让档案的可扩展性更强，进一步保障电子票据安全性。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，同时基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，为电子票据安全性提供了全方位的保障。

使用合思档案的收益：降本增效开启企业新篇

使用合思档案能为企业带来显著的降本增效。它可以节约纸张成本70%、整理成本75%，提升检索效率90%，确保管理合规性100%。企业可以彻底告别传统的手工归档方式，不再打印档案，真正做到有效的“收紧钱袋子”，在保障电子票据安全性的同时，实现成本的有效控制。

电子会计档案管理在合思档案的助力下，成为了闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，为企业的数字化转型提供了有力支持，也为电子票据安全性创造了良好的环境。

合思档案让档案数据真正“活起来”。企业可以充分利用这些档案数据，实现数据的价值，从数据中做出更明智的决策，提升企业的竞争力，同时也进一步保障了电子票据安全性。

通过资源重组，合思档案实现了企业效益的最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了显著提升，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础，有力保障电子票据安全性。

典型场景应用：合思档案多领域显身手

对于CEO/高管来说，合思档案可以帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理。它能够提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策的数智化，提升财务服务效率，实现降本增效和绿色低碳运营，为企业的长远发展保驾护航，有效保障电子票据安全性。

归档员/财务人员使用合思档案能大大提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率，同时确保电子票据安全性。

外部审计通过合思档案可以实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限也能一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料，提高了审计的效率和准确性，保障电子票据安全性。

在应对数电票管理时，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程的闭环管理，为企业在数电票时代的财务档案管理提供了有力保障，保障电子票据安全性。

客户成功案例：实力见证合思档案卓越成效

某企业年单据量高达2.6亿，此前会计档案纸电混合管理困难，手工作业效率低下。采用合思档案后，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。业财一体、管理自动化、流程精简，降本增效效果显著。例如，凭证总量14W + ，单据总量50W + ，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，同时也保障了电子票据安全性。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。使用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，实现了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年，有效保障了电子票据安全性。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未得到有效整理和利用，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的单套制管理方案帮助其实现了统一储存，业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，保障了电子票据安全性。

中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用方面存在困难。合思档案通过数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了电子票据安全性。

在当前的经济环境下，电子会计档案是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的解决方案，秉持以客户为中心的服务理念，不断迭代产品以满足用户需求。它能帮助企业应对政策推动、合规要求和降本增效等目标，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

如果您的企业也正在为财务档案管理问题而烦恼，不妨抓住机遇，选择合思档案。现在就可以免费试用合思档案，感受它为企业带来的全新变革，让您的企业在数字化浪潮中抢占先机。您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com ，也可以通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。