档案归档最佳实践：合思档案引领电子凭证数字化转型

在数字化浪潮的席卷下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已经到来。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。

合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度应用与案例经验，精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，是档案归档最佳实践的生动体现。

市场形势：电子凭证转型风起云涌

当前，电子凭证数字化转型的市场趋势正呈现出蓬勃发展的态势。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，接下来，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里将全面解决，电子凭证数字化转型将进一步加快。

在当前经济环境下，企业需要优化管理流程，降低运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。因此，企业对财务数智化服务的需求日益增长。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告重要的数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能实现真正的数字化。

合思凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务，顺应了市场需求，是档案归档最佳实践的有力推动者。

痛点分析：传统档案管理困境重重

传统财务档案管理存在诸多问题和挑战，严重影响了企业的运营效率和成本控制。
好想你健康食品股份有限公司存在归档难的问题。财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。

COMMUNE幻师面临成本高的问题，档案耗材、打印、存储成本达53323元/年。门店报销周期长达2月，效率低下。电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段，合规困难。

云南菜品牌连锁经营存在纸质档案打印成本高的问题，多地直营门店，大量收款回单 + 财务凭证需要打印后归档。档案存储成本高，档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险。纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。

金牌橱柜家居科技股份有限公司在整理环节，会计档案散落各系统，档案数据难利用，需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理。存储环节，独立档案室管理，存放纸质档案。管理利用方面，纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。这些传统档案管理的痛点，亟待有效的解决方案，而档案归档最佳实践迫在眉睫。

解决方案整体策略概述：合思档案全面破局

合思档案针对企业痛点提出了全面的解决思路和策略。它全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。

基于广泛连接的生态，合思档案对接各类异构系统，如生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统，打破数据孤岛。

采用双轮驱动的模式创新，通过智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节，实现电子会计档案全生命周期管理。

同时，合思档案提供无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，是档案归档最佳实践的核心方案。

核心模块：功能强大亮点纷呈

合思档案拥有多个核心功能和模块，为企业提供了全方位的档案管理支持。
智能采集模块，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）实现档案数据的自动采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。
预归档服务模块，集成服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。
基础管理模块，包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。
档案服务模块，提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务，实现多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。这些核心模块共同构成了档案归档最佳实践的坚实基础。

竞争优势：实力雄厚脱颖而出

与其他解决方案相比，合思档案具有独特的优势。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有强大的资金和技术实力支持。
分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够提供更广泛、更专业的服务。
合思档案成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断紧跟政策和市场需求进行升级。
拥有众多成功案例，涵盖食品、餐饮、家居、数字阅读、教育培训等多个行业，为不同类型的企业提供了可借鉴的实践经验，是档案归档最佳实践的典范代表。

成功案例：多行业应用成效显著

合思档案在不同行业都有成功的应用案例，并取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案实现打破壁垒，数据同源，为财务人员实现便捷利用，一键联查，工作效率有效提升。自动组装，审计便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率。实物高效管理，借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这是档案归档最佳实践在食品行业的生动体现。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化，减少人力成本50%，提高效率，资产化，深度分析档案数据，满足内审需求，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。这充分展示了档案归档最佳实践在餐饮行业的巨大价值。

云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，多维检索能力，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。这是档案归档最佳实践在连锁经营行业的成功范例。

金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料之间关系的搭建，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%。这无疑是档案归档最佳实践在家居行业的优秀成果。

服务体系：全方位保障贴心支持

合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的服务保障和支持。
通过全国22个城市的直营服务网络和500 + 合作伙伴，为客户提供及时、专业的服务。
提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等，满足客户不同方面的需求。
持续进行产品升级和技术创新，如合思档案从“易会档”不断发展升级，以适应市场变化和客户需求。
为客户提供培训和技术支持，帮助客户更好地使用合思档案系统，实现财务数智化转型，是档案归档最佳实践的服务保障。

结尾：价值凸显前景广阔

合思档案帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，推动企业财务数智化转型。它是档案归档最佳实践的卓越代表，为企业解决了传统档案管理的诸多难题。

随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思档案将有更广阔的应用前景，为更多企业提供优质的财务数智化服务。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品，提升服务质量，助力企业在数字化时代取得更好的发展。

如果您也想体验档案归档最佳实践带来的高效与便捷，不妨点击免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型的新篇章。