在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。数字化会计档案管理的信息化建设成为企业亟待补齐的短板。因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业在档案管理方面可谓痛点重重。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大的难题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对确认，枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，也面临着纸质票据流程繁琐、耗费时间的问题。
同时，企业还存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。此外，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。在推行数字化的过程中，虽然企业通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存及数据存储线下载体的问题仍未得到解决。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必经之路。
综合方案：解锁企业档案管理新密码
合思档案为企业的档案管理痛点提供了一套综合解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。合思档案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
对于CEO和高管来说，合思档案就像是企业的“数据宝库”。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值。这有助于企业决策实现数智化，降低成本、提高效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员和财务人员而言，合思档案是他们的“得力助手”。它可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计工作，合思档案也提供了极大的便利。它实现了档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限可以一键下放和回收。这让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，节省了大量的时间和精力。
核心功能：彰显数字化会计档案独特魅力
合思档案的核心功能强大且独特，相较于传统档案管理方式具有显著的优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。
智能制档方面，合思档案让会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还提供关联检索、全文检索等辅助功能及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
在档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。它支持自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，设置表单主键，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
档案应用时，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。它支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现档案数据资产化。借阅人可在线查看并支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，包括静态介质打标、虚拟库房可视化监控、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等功能。
应用案例：见证数字化会计档案卓越成效
合思档案在不同类型企业的应用场景中都展现出了卓越的成效。
对于年单据量2.6亿的企业，会计档案纸电混合管理困难，手工作业低效费力。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。企业成本大幅降低，以某月入库数据为例，数据加载仅需30秒，关联匹配15分钟，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案采用单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和诸多痛点，如整理环节繁琐、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效显著，实现了统一储存，打破了数据孤岛；业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，降低了财务管控风险，预估节省总体成本30万 +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一面临着低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多且数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、档案借还管理不规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效显著，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，数字化会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案秉承以客户为中心的服务理念，已助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。它具有强大的功能和显著的优势，能够实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性等。众多客户对合思档案给予了高度评价，如海亮教育在使用合思档案后，服务单位数量大幅增长，作业人员增加较少，凭证自动化率达到91.6%；徐福记全集团实现无纸化，管理效率大大提升等。
如果您的企业也想抓住数字化转型机遇，解决档案管理难题，实现降本增效和合规发展，不妨选择合思档案。您可以拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码等方式联系合思，获取专业的档案管理解决方案，还能免费试用，亲身体验合思档案的强大功能。
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