智能档案管理：合思档案助力企业财务数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理不得不直面新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列的变化，让企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时，纸电混合时代也给企业带来了诸多困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用的问题；财务人员则被档案数据量大、整理耗时、手动匹配核对繁琐等问题所困扰；业务人员也深受报销纸质票据流程繁琐、耗费时间之苦。此外，企业纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜存储空间；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙、数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。

面对这些行业痛点，合思档案提供了一套全面的智能档案管理解决方案。

多元方案满足多样需求

合思档案推出领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台，实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。该平台涵盖电子档案（包括发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。

大数据解决方案具备强大的数据处理能力，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案。费控系统与税务系统、OA系统、资金系统等多系统实现连接。业务系统提供共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案。数电票解决方案实现了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端管理。实物备查解决方案实现了实物档案的免组装、全流程管理，可在线上快速定位并关联线下实物。

强大功能驱动高效管理

合思档案的智能档案管理系统拥有一系列强大的功能。
多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。此外，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式。
智能制档功能通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可进行可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。同时，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。字段映射功能可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和更直接地分析数据。
档案管理功能包括权限管理，能够进行精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
档案应用功能实现了多维检索，能够满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。具备一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

核心亮点凸显价值优势

合思档案的智能档案管理具有显著的核心亮点。
在降本增效方面，它能让企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
在合规管理方面，做到应收尽收。“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规，符合国家政策要求。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，关注档案全生命周期管理闭环。
在数据利用方面，让数据“活起来”。从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效。

不同角色共享产品价值

合思档案的智能档案管理为不同角色带来了独特的产品价值。
对于CEO/高管而言，可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，通过数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员来说，可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计人员，可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

典型场景展现应用实力

合思档案的智能档案管理在多个典型场景中发挥了重要作用。
在企业费控报销场景中，它解决了纸电混合管理混乱、手工作业低效费力等问题。实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少打印与邮寄。
在集团型企业档案管理场景中，可解决档案管理流程复杂、人工环节多、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。通过安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。

成功案例见证卓越成效

合思档案的智能档案管理已经在多个企业中得到了成功应用。
某企业年单据量达2.6亿，通过合思档案实现了从传统手工到业财一体的档案管理实践。解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，企业成本显著降低。
世界上最大的重型装备制造商之一，采用合思档案的单套制管理方案，解决了档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
中国最大的K12民办教育集团之一，借助合思档案解决了低效的档案管理现状。如采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难等问题；存储环节实物存档占用空间、易损坏等问题；整理环节财务账表归档装订复杂、易出错等问题；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。实现了以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案可进行多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位彰显差异化优势

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉。
合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证，国家四部委官方试点100%成功验收。
合思自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案的智能档案管理在解决企业财务档案管理问题、助力企业数字化转型等方面具有重要价值。它帮助企业解决了“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够满足企业不同场景下的档案管理需求，为企业提供全面、高效、合规的解决方案。

未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品，持续提升服务质量。随着数电票的全面推广和企业数字化转型的深入，合思档案将不断适应新的市场需求和政策要求，进一步完善产品功能和解决方案，为企业提供更加强大的支持。

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