合思档案：开启企业电子会计档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的档案管理正面临着前所未有的挑战。传统的纸质档案管理模式，如同沉重的枷锁，让企业在高成本、低效率和高合规风险的困境中艰难前行。

企业高管们常常为纸质档案管理的巨额成本和有限的存储空间而忧心忡忡。纸质档案不仅需要耗费大量的纸张、打印耗材，还占据着宝贵的办公空间。而且，档案数据缺乏有效的汇总整理，如同散落的珍珠，难以串联成有价值的信息，无法为企业的决策提供有力支持。

财务人员则深陷繁琐的手工劳动中，他们需要花费大量时间手动整理、匹配核对档案数据，工作枯燥且效率低下。业务人员在报销时也面临着诸多困扰，繁琐的流程要求他们留存并上交大量纸质票据，不仅增加了工作负担，还容易出现票据丢失、损坏等问题。

此外，纸质档案管理还存在着高隐形成本。手工装册归档的重复性工作，不仅浪费了大量的人力和时间，而且查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，如火灾、水灾等，纸质档案可能会遭到严重损坏，给企业带来巨大的损失。

随着数电票的快速扩张，企业财务档案管理面临着新的挑战。数电票在收票和开票方面的政策不断推进，其管理要求也与传统纸质发票有所不同。企业需要专业的电子会计档案管理平台来适应数字化凭证时代的财务档案管理要求。

值得庆幸的是，国家政策对电子会计档案管理给予了大力支持，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力。这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，同时也要求企业关注电子会计档案的全生命周期管理闭环。

在这样的背景下，合思档案这款电子发票管理软件系统应运而生，它如同一束耀眼的光芒，为企业照亮了数字化转型的道路。

合思档案产品探秘

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的一颗璀璨明珠，是领先的单套制电子会计档案管理平台。合思创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已累计融资超15亿元人民币。它拥有广泛的生态连接、双轮驱动的模式创新和无需报销的解决方案，在财务数智化领域树立了卓越的口碑。

该平台致力于实现电子会计档案全流程的合规化、自动化和数字化闭环管理。它提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，助力企业实现业财融合，就像一位全能的财务管家，为企业的财务管理提供全方位的支持。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，包括大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案和实物备查解决方案。这些丰富的解决方案能够满足企业不同场景下的档案管理需求，无论企业规模大小、行业如何，都能在这里找到适合自己的档案管理模式。

平台的业务流转涵盖业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理和档案利用等环节，形成了一个完整的闭环。它能为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，让企业的档案管理从此告别繁琐，走向高效。

核心功能深度解析

• 多源采集：数据汇聚的智慧之门
  合思档案作为一款电子发票管理软件系统，在多源采集方面展现出了强大的实力。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。这就如同一个智能的数据采集器，能够快速、准确地从各个系统中收集所需的数据。

对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案也提供了多种便捷手动数据补录方式。单张PDF大文件可实现多张回单/发票自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式，确保了无论数据来源如何，都能被高效地整合到系统中。

• 智能制档：高效精准的档案组装大师
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它实现了电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。这就像一个聪明的档案组装师，能够快速、准确地将各种凭证组合成完整的档案。

同时，合思档案还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射让查阅更便捷，可完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询和分析更直接。此外，它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保每一份档案都符合高质量的标准。

• 档案管理：精细管控的安全堡垒
  档案管理功能体现了合思档案的精细管控能力。它支持权限管理，可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。这就像一个严密的安全堡垒，确保不同用户只能访问和操作自己权限范围内的档案数据。

档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建和表单主键设置等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。这种灵活的目录管理方式，让企业能够根据自身需求对档案进行科学分类和管理。

• 档案应用：数据价值的挖掘利器
  档案应用功能让合思档案的价值得到了充分体现。它实现了电子与实物档案高度融合，支持多维检索，可按凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，支持批量检索。这就像一个强大的搜索引擎，能够快速定位到所需的档案数据。

具备一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还提供多场景档案应用，包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等。通过这些功能，企业能够充分挖掘档案数据的价值，为决策提供有力支持。

优势对比凸显价值

与传统纸质档案管理方式相比，合思档案作为电子发票管理软件系统具有显著的优势。

在降本增效方面，合思档案能为企业节约大量成本。它可以70%节约纸张成本，75%节约整理成本，减少纸质凭证输出耗材成本和档案室、档案柜等存储空间需求。以某企业为例，使用合思档案后装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143773元/年（每年递增）减少到22835元/年。这一系列的数据表明，合思档案能够让企业在档案管理上实现真正的降本增效。

在合规性上，合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案全生命周期管理闭环。它具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。其“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案保障归档数据真实、完整、安全、可用，实现归档即合规，让企业在档案管理上无后顾之忧。

在数据利用方面，合思档案让数据“活起来”。通过多维检索、一站式预览和穿透联查等功能，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌，便于企业进行数据分析和决策。

在管理效率上，合思档案实现了自动化和数字化管理，减少人工介入，提高工作效率。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，简化装订流程，1分钟快速定位数据。这使得企业的档案管理工作变得更加轻松、高效。

应用案例见证实力

不同行业、不同规模的企业在使用合思档案后，都取得了显著的效果。

某年单据量2.6亿的企业，之前面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，通过多系统采集数据实现业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化、借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求和会计档案管理制度，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理流程繁琐、会计档案散落各系统、数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题以及电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、标准统一，业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。使用后实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在档案采集、存储、整理和利用方面存在低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档、完成业务证据链搭建，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。使用后以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案坚持以客户为中心，凭借其强大的功能和显著的优势，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

随着国家政策对电子会计档案管理的支持和推动，以及企业对数字化转型的需求不断增加，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在未来为更多企业提供优质的服务，帮助企业提升管理效率、降低成本、实现合规经营，在企业财务数智化发展中发挥更大的作用。

众多客户的成功案例证明了合思档案的价值和可靠性，未来将吸引更多不同行业、不同规模的企业选择合思档案，共同推动企业财务档案管理的数字化变革。如果您也想体验合思档案这款电子发票管理软件系统带来的便捷与高效，不妨现在就免费试用，开启企业档案管理的新时代！